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簡化的六大優點

為了有效率地管理企業資訊儲存,企業需要實施很多複雜、 費時耗力的解決方案,並且存在監管、管理和風險等諸多問題。 對於很多機構來說,處理這種複雜問題需要付出高昂的費用,而且富挑戰性。

簡化可應付這些挑戰,並提供一些重要效益。在下一部分,我們會看看簡化的六大優點:

1. 節省成本

將 ECM 和新工作流程解決方案引入企業,雖然會影響成本,但長遠可節省成本。

當員工花更多時間投入發展業務,減少處理重複的日常工作,他們便會越來越有價值。

銷毀過時的資料和數碼化重要的文件後,儲存成本會減少,還會降低資料外洩的風險。如果員工能夠在家利用網絡流暢地工作,也會節省開支,減少大型辦公室空間的需要。如果將來客戶能信賴企業可保障他們的個人資料安全,企業就有競爭優勢。

2. 降低風險

在資料領域要保持合規會帶來越來越大的風險,因為忽略資料保護規例會導致公司聲譽受損,並面臨巨額罰款。

追上最新科技發展的速度可能會比較複雜和困難。 持續尋找外判服務可以更容易地發現潛在問題,並防止事情進一步失控。

當收到存取要求,效率低的系統可能導致企業花太多時間尋找資料,並更容易導致資料外洩。簡化資料系統運作,可以消除或降低由風險引起的複雜問題。

3. 加強資料安全性

當公司資料安全存放,員工能夠輕鬆及安全地存取有關資訊時,公司業務就能興旺。系統和流程
的目的,是要讓員工更容易監控和掌握業務中的資料。

儲存大量不必要的資料使過程變得很慢。企業失去對儲存內容追蹤能力將會增加風險,使資料
更容易放錯地方或被盜。

4. 快捷存取資料

確保員工在有需要時可以用快速和簡單的方式安全存取資料,無論是數碼或實體資料,是很重要
的。簡化存取系統、處理要求和與內部溝通的系統可以加速完成任務並提高效率。

5. 注入新機遇

機會往往因要處理不必要的複雜流程而被錯過。通過簡化工作流程,可以排除這些障礙,創造更多
的機會。

衆所周知,安裝新的 ECM 平台會給員工帶來沉重壓力。因此,需要加以考慮某些因素,包括如何影響傳統系統。要消除與此相關的焦慮,這是無可避免的一環。

當您被焦慮情緒所困時,會無法看到眼前的機遇,阻礙創新和進步。

6. 節省時間

透過簡化生活的角度來審視系統流程是很有用的 — 最重要的是可以為企業節省時間。

您的系統是否簡化了存取資料和使用資料的方式?很明顯數碼化轉型和 ECM 可以實現這一點,使電腦能夠完成一些過去需要僱員數小時才能完成的單調重複工作。首要的是加快了尋找資料的速度。

這個目標對於尚未開始數碼化轉型的企業也有關。任何使工作更快完成和簡化的服務都能節省時 間。

簡化的好處超越了提供的服務和所採取的行動;這是一種哲學,啟發大家的工作方式,使生活、工作和全球業務變得更輕鬆。 下載我們最新的白皮書 ‘實現簡化:新解決方案如何改善資訊管理『.

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