企業の書類は、何かと増えがちです。
紙の書類はかさばるだけでなく、適切に管理できなければ劣化や流出の恐れがあります。電子書類として管理する場合はスペースの問題こそ解決できるものの、消失や流出を防ぐには専門の知識が必要です。
クラウン（Crown Records Management Japan）の書類保管サービスは、書類の保管に特化した専門サービスです。情報漏洩のリスクから重要な書類を守りつつ、業務効率化をサポートするシステムも完備しています。
今回は、クラウンの書類保管サービスを紹介しましょう。
書類保管を外部委託するメリット
書類保管を外部の専門サービスへ委託するメリットとして、以下があります。
- 流出や劣化・消失を防ぎやすい
- 業務効率化につなげやすい
- 社内のスペースを確保しやすい
- 適切に廃棄しやすい
- 倉庫の経費を削減しやすい
- 関係者内で共有しやすい
- 情報漏洩等のリスクを軽減しやすい
書類管理には保管期間があります。その期間中に、万が一紛失や漏洩等が発生しては大変です。社内で保存する場合には、社員の理解度や意識によっては、人為的なミスにより外部に漏れたり、誤って廃棄してしまったりという可能性もあります。書類保管の専門業者を利用すると、取扱も厳重に管理され安全に管理しやすいはずです。
関連記事：会社で扱う書類の保管期間は？管理方法や処分方法を解説
保管サービスのなかには、膨大な数の情報をシステム内で管理することが可能なものもあります。必要になった情報をシステム上で検索するだけで簡単に探したり、配送の手配をかけたりでき、時間をかけて書類を探す必要がないため、業務効率化にもつながります。
保存していた書類は最終的に廃棄する必要があります。期間終了後の業者に廃棄を委託する企業も多いのではないでしょうか。書類保管サービスのなかには、廃棄まで一貫して任せられる業者もあるため、業者選びにその都度迷う必要もありません。
自社に保管スペースがない場合には、別途倉庫の利用も検討することになります。書類保管サービスは比較的安価な費用で利用することができるため、倉庫を借りる費用よりも経費削減につながりやすいです。外部へ委託すれば、社内で書類を保存する必要性がないため、本来、置き場所として使用するスペースを空けることが可能になります。空いた空間をMTGスペースにしたり、休憩の場所にしたりと有効に利用できるでしょう。
また、「現在は部署ごとにデータや書類を管理している」という企業も少なくありません。その場合、情報の管理や共有も部署任せになり、全体像の把握が難しくなりがちです。書類保管サービスなら、今まで部署ごとで管理していたデータも一括して管理することも可能です。アクセス履歴も残り、閲覧者を特定の人に制限できるため、紛失や第三者へ情報が漏れるといったリスクも回避しやすくなります。
委託した情報を台帳化すれば、社内で関係者全てに情報を共有することが可能です。適切に利用すれば「特定の社員しか状況を把握していない」という事象も避けやすくなるでしょう。
書類保管サービスを選ぶポイント
社内で管理できる環境や体制を用意しにくい場合には、書類管理の専門業者への依頼もおすすめです。ここでは、外部の書類保管サービスを選ぶポイントを紹介します。
- 事前に預ける書類を明確にする
- 費用対効果をしっかり検討する
- どこまで任せられるかを確認する
- 不慮の事態への対策範囲や内容を確認する。
書類保管サービスを利用する場合、全ての書類の保管を委託すればいいということではありません。社内に残しておくものはないか、預けることで業務に支障は出ないかなども検討しておきましょう。預ける量によって、料金が変わるケースもあることから、最初に確認しておくことをおすすめします。
あわせて保管を委託した書類のリストを作成しておくことで、後の業務がスムーズになりやすいです。業者によっては、リストとシステムを同期し、預けた文書を探せるサービスもあります。
また、書類保管サービスは業務効率化や空間の確保など企業にとってメリットをもたらす可能性がありますが、結果的に経費が高くついては本末転倒です。利用する際には、コストが見合っているのか費用対効果を検討し、見極める必要があります。業者ごとに提供サービスや料金が異なることから、期待する効果が得られるのか、十分に考えてから契約しましょう。
契約前には、どのようなサービスを提供してもらえるか把握しなくてはなりません。自社の目的に沿っていないサービスを利用してしまうと、期待していた効果が得られない可能性もあるでしょう。「どんな目的で利用するか」、「ほしいサービスは何か」を明確にしたうえで、ニーズに沿った効果を得られるかどうかを検討する必要があります。
不測の事態への対応も確認しましょう。情報は会社の資産です。特に重要なもの、個人情報を含むものなどは外部に漏れることがないよう取り扱いに注意しなければなりません。災害をはじめ不測の事態が起きたときに備え、保障やバックアップを完備している業者もあります。この点も契約前にしっかり確かめることをおすすめします。
クラウンの書類保管サービスでできること
クラウンでは、お客様の大事な書類を安全に管理・保管します。ご希望にあわせて電子化や廃棄などもサポート可能です。お気軽にお問い合わせください。
- 遠隔保管サービス（オフサイト ストレージソリューション）
- 保管箱の管理および保管
- 書類の電子化（スキャニング）
- 紙媒体の廃棄
クラウンの遠隔保管サービスは、紙文書や電子文書を安心安全に保管します。1965年に創業し、世界40カ国以上でサービスを提供してきたからこその高いセキュリティ環境を実現しました。文書管理に関する専門家も常駐しており、安心してお任せいただけます。
ご希望のクライアントへは、書類の電子化（スキャニング）もおこなうことが可能です。電子化し管理することで、バックアップをとりやすくなるほか、転送で情報共有や必要な情報の検索が可能となります。書類の適切な管理に加え、業務の効率化にも役立つでしょう。
電子でも紙でも必要な数だけコピーを作成しての保存、関係各所への転送や共有も可能です。すべてのサービスは徹底したコンプライアンスのもとで管理しているため、効率と安全性を両立した管理を実現できます。
保管期間が終わった書類に対し、クラウンでは、紙媒体の廃棄サービスも提供しています。特に機密文書は廃棄する際にも細心の注意を要するケースも多いです。機密文書回収ボックスの設置や細密なスケジューリングで安全を確保しつつ、最後まで適切に廃棄処理をおこないます。
まとめ
今回は、クラウンの書類保管サービスを紹介しました。
クラウンの書類保管サービスは、高いセキュリティ体制のもとお客様の重要な書類を厳格に管理しております。外部への情報漏洩を防ぐだけでなく、共有や閲覧に役立つシステム、電子化（スキャニング）の提供もサポート。廃棄までの一連をお任せいただくことが可能です。
書類保管のお悩みは、ぜひお気軽にご相談ください。
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