企業には様々な種類の文書が存在します。適切に文書を保管・共有することで、社内での円滑なコミュニケーションを実現しやすくなるでしょう。
今回は、社内文書の共有化が重要な理由や、共有方法について詳しく解説していきます。
社内文書とは？
社内文書とは、社内で使用される文書のことです。
なかでも共有を前提とする文書は、作成したのち関係者への認知や承諾が必要となります。そのため、文書の内容に加えて、的確な共有方法をとることが重要です。
効率よく共有するために、社内文書専用の管理ソフト・管理サービスを導入し、運用する企業も少なくありません。
社内で共有される文書の種類
社内で共有される文書の種類は多くあります。代表的なものを紹介しましょう。
業務報告や休暇申請などの「報告書・届出」
日常業務の内容や調査結果、出張の報告、始末書やクレーム等の情報共有として使用される文書を「報告書」といいます。
また、有給休暇の申請や新入社員雇用の報告などでは、「届出」にて行われるケースがほとんどです。
基本的に、上司への報告や記録の目的で活用されます。
会社判断・承認が必要な場合の文書「稟議書」
稟議書は、会社としての経営判断を必要とする場合や、決裁が生じる場面で使用される文書です。
担当者レベルでの判断ではなく、会社の方針や方向性の決定が必要な際に提出する書類になります。
打ち合わせや会議の記録となる「議事録」
ビジネスシーンにおいて、打ち合わせや会議で話す内容は重要な事項が含まれていることがあります。
そのため、備忘録として議事録を残しておくことも大切でしょう。
決定事項や今後の課題などを記録し、関係者への情報共有や振り返りの目的を兼ねており、また、参加者間の齟齬をなくすといった役割も果たす文書でもあります。
議事録を作成したら、全ての関係者へしっかりと共有するようにしましょう。
上記で挙げた文書だけではなく、新規事業やアイデアの発案文書としての「企画書」や、就業規則や社内イベントの通達などに使用される「案内文」や「指示書」などもあります。
社内文書とは、部署内や従業員への情報共有の目的をかねており、コミュニケーションツールの一つとして活用されています。
社内文書の共有化が重要な理由
円滑な業務の遂行、また、社内のコミュニケーションのためには、適切に社内文書を共有する必要があります。
共有専用の保管場所を保有することで、関係者間で同じ情報を認知する目的以外にも、下記のようなメリットを得ることができるでしょう。
検索コストの削減
必要な書類を閲覧したいと思った時に、誰がその情報を持っているのか、どこに保管されているのかが共有されていなければ、探す手間や時間がかかります。
そうなると、本来その時間を使って進めることのできた業務が止まってしまい、生産性が低下するでしょう。
社内文書の保管場所を事前に共有することで、このような無駄な時間をカットすることが可能です。
データの紛失防止・部外者への漏洩・改ざん防止
専用保管場所でデータの管理を行うことで、アクセス制限を設定することが可能になります。
また、重要な書類を外部へ持ち出す必要性もなくなるため、外出先での紛失防止にもつながるでしょう。
編集権限を制限できるケースもあるため、データ自体の改ざん防止も可能になります。
閲覧するのに場所を選ばない
リモートワークでも、取引先でも、どこにいても必要な書類の閲覧が可能です。
社内にいなくても必要な書類へアクセスできるため、迅速な対応ができるようになります。
社内文書を共有できるツール
社内で文書の共有に使われるツールを紹介します。どのツールもメリット・デメリットがあるため、状況にあわせて利用する必要があるでしょう。
USBメモリ
USBメモリは、PCに差し込み、データを移行するだけで第三者へ共有ができることから、知見がない人でも取り扱いが簡単なツールとして活用されてきました。費用面も比較的安価で手軽に使用することができるため、共有方法としてメジャーな手法です。
ただしUSBメモリ本体が紛失しやすく、取り扱いによっては情報流出につながりやすいというリスクがあります。そのため社内でUSBメモリの使用を制限している企業も少なくありません。
メール
メールに文書を添付して送信することでも、社内文書を共有できます。一般的な会社であればメールアドレスが個人に付与されている場合が多く、誰とでも気軽に共有可能です。
ですがファイルサイズや送信数に制限があるほか、文書のバージョン管理や更新履歴の確認が難しいです。セキュリティ面での欠点もあるでしょう。
NAS
NAS はネットワークに接続されたストレージデバイスのことです。基本はファイルの保存や保管を目的として使用されるツールです。一般的には専用のハードウェアとソフトウェアを備えたボックス型の装置として設置されます。
社内文書を共有する場合は、サーバー上にファイルをアップし、その場所をリンクとして相手に通知します。
データを社内で適切に管理しやすく、セキュリティの向上とアクセスの容易さを両立させやすいです。ただし、ネットワークの帯域幅や信頼性に依存するほか、仕様によっては初期費用や運用費用が高くなる可能性があります。
クラウドストレージ
クラウドストレージは、インターネット上にあるサーバーにデータを保存し、アクセスできるサービスです。NASと同じく、ファイルの保存や保管が主な使用目的となります。
社内文書を共有する場合は、クラウドストレージに文書をアップロードし、共有できるリンクを送ります。
容量や場所の制限が緩く、バックアップや同期が自動でおこなわれるのがメリットです。ただしインターネット環境を要し、サービス提供者の信頼性やセキュリティ対策が重要な点には気を付けなければなりません。
ストレージサービスによっては、専用の文書管理システムと併用できるものもあります。うまく活用できれば、セキュリティリスクに対応しつつ、文書へのアクセスしやすさを上げられるでしょう。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進捗やタスクを管理するためのツールです。社内文書を共有する場合は、管理ツールに添付して、関係者に通知します。
プロジェクトの全体像や個人の責任範囲を明確にしつつ、コミュニケーションやフィードバックを文書共有と同時に進めやすいです。そのためには、ツールの使い方やルールを統一したり、過剰な管理や報告を避けたりする必要があります。
ドキュメント管理システム
ドキュメント管理システムは、文書の作成や編集や保存を一元的に管理できるシステムです。社内文書を共有する場合は、ドキュメント管理システムに登録して、それぞれが閲覧や更新をおこなう形となります。
システムによっては文書のバージョンや更新履歴の管理がしやすいものの、導入や運用に費用や時間がかかったり、文書の分類や整理が難しかったりするものもある点には注意が必要です。
まとめ
社員が協力し、円滑に業務を遂行するうえでは、社内における文書共有を適切におこなうことが重要です。
共有ツールの選定に迷ったときは、共有時のセキュリティが万全か、複数人で編集等が行えるか、共有が簡単か、などの点から検討していくと良いでしょう。
