企業には多くの文書が存在し、作成した時期や種類・含まれる内容などにより、保管すべき期間や方法が決められている場合があります。
適切に文書を保管・管理するには、人員やコストに加え、法令を遵守するための専門知識も必要です。
クラウン（Crown Records Management Japan）の文書保管・管理は、多種多様な文書を安全な環境下で守りつつ、必要な文書へもアクセスしやすいサービスです。今回は、クラウンの文書保管・管理サービスの特徴を紹介します。
企業の文書管理の重要性
企業における文書管理は、信頼性や競争力を高めるためにも重要です。適切に管理することで、さまざまな情報資産を有効に活用しつつ、セキュリティ面でのリスクを回避できるでしょう。
文書管理の対象に、文書の作成・保存・保管・共有・廃棄など、文書を運用するうえで必要な一連のプロセスが含まれます。適切に管理することで、以下のようなメリットが期待できるでしょう。
- 業務効率化や生産性向上につながる
- 保管スペースを確保しやすくなる
- CS（顧客満足度）を向上させやすくなる
- 情報を保護しやすくなる
- リスクの低減につながる
ただし、デジタル社会となった現在、紙媒体の書類だけでなく、デジタル形式の文書も増えてきました。法令も変化していることから、従来どおりの保管・管理では対応できない場合もあります。効率よく管理するには、適切に社内ルールやマニュアルを作成したうえで、共有を徹底することが大切です。
もし社内での管理が難しい場合、より質の高いセキュリティを求める場合などは、外部サービスの利用も選択肢に入れましょう。
文書保管・管理サービス選びのポイント
外部の文書保管・管理サービスを選ぶポイントを紹介します。企業の文書には多くの機密が含まれることもあり、リスクマネジメントの観点から、信頼できる業者を選ばなくてはなりません。
業者を選定する時には、「費用面」「専門性」「保管環境」「入出庫管理」「セキュリティ面」を相対的に比較して選ぶようにしましょう。業者ごとに得意・不得意があります。管理システムによって文書の取り出しやすさも変わることから、実際の運用時を想定して選ぶのもポイントです。
関連記事：文書保管サービスとは？メリットとデメリットや自社に適したサービスの選び方を解説
機密性の高い文書の取り扱いにも注目しましょう。もし流出した場合、企業へ不利益や損害をもたらす可能性があるため、どの文書をどのように管理をするのか、保管場所のセキュリティ面もチェックする必要があります。ホームページを確認することで、保管業者の実績や体制がわかるはずです。
関連記事：機密文書とは？種類や漏洩リスク、分類方法をわかりやすく解説
クラウンの文書保管・管理サービスの特徴
1965年に創業したクラウンは世界40カ国以上で、文書保管・管理サービスを提供してきました。特徴は主に3つです。
取り出しや閲覧も手軽な管理システム
クラウンでは、文書の遠隔保管サービス「オフサイト ストレージソリューション」を提供しています。社内に膨大な量の紙書類がある場合、外部施設まで運ぶのは大変です。当社は専用車両を保有しているため、書類の移動をお任せいただけます。
さらに、クラウン独自のウェブベースソリューション「RMweb」では、文書を厳密にグループ化・リスト化し、必要な文書の取り出しリクエストを手軽に申請可能です。文書は、紙文書もしくは電子データでお届けできます。
Rmwebで主にできること
- 廃棄予定日の設定
- ユーザー設定によるアクセス
- 在庫リストのアイテム追加検索
- サービスオーダー
- データ編集
あわせて最新プラットフォーム「Rmbridge」で、お使いの文書管理ソフトと統合すれば、さまざまな情報を同じポータルから閲覧することもできます。活用することで、さらなる業務効率化を目指せるでしょう。
24時間防犯の安全安心なセキュリティ施設
1965年に創業したクラウンは世界40カ国以上で、文書保管・管理サービスを提供してきました。安全性、防犯・防災、業務効率において世界最高水準の保管施設をかまえ、クライアントの大切な文書を守ります。
施設の主な特徴
- ペリメター・フェンスの設置
- 24時間防犯体制
- データ保管に精通したスタッフ
保管施設にはセキュリティポリシーを設け、万全の警備体制を24時間キープ。重要な機密文書も高いセキュリティのもと保管管理するため、安心してお任せいただけます。
透明性を確保したカスタマイズが可能
委託を受けた文書はバーコードで管理します。監査証跡（預け入れ・廃棄など）の検証体制も備えているため、クライアントは検索から情報を把握可能です。
利用履歴や費用・傾向などの分析レポートの提供もおこなっています。どこに保管されているか、取り出し履歴、廃棄予定日などクライアントのニーズに合わせてのカスタマイズも可能なため、透明性を確保することができます。
クラウンの文書保管・管理サービスでできること
クラウンでは、高いセキュリティのもとクライアントの文書の保管・管理に加え、さまざまなサービスを提供しています。
文書の保管・管理
クラウンでは、高いセキュリティ環境下のもと、クライアントの大事な文書を保管・管理。警備体制を万全に整えたうえで、文書管理に関する専門家も常駐しているため、安心してお任せいただけます。
- バーコードシステムで管理。必要な情報へ迅速にアクセス可能
- 監査証跡が可能（全てのアイテム）
- クライアントの施設内の空間スペースの確保が可能に
- 在庫確認や各種サービスの手配が容易に可能に
- 高いセキュリティ、防火体制、管理環境でクライアントの情報資産を守る
ファイル管理部門では、クライアントのニーズをしっかりヒアリングしたうえで、要件ごとにバーコード化を行い、正確な文書管理が可能です。どこに何が保管されているのかが明確な状態で管理していることから、必要な情報へ簡単にアクセスできます。
あわせて、オンラインの追跡サービスも提供しています。管理報告や分析などのオンラインレポートをリアルタイムでおこなうことが可能です。
メディアストレージ
クラウンのメディアストレージは、データをバックアップ可能です。「安全・安心面」・「監査」・「アクセス」・「サービス」において、万が一の不測の自体へも備え、クライアントの重要なデータを保管します。
- セキュリティ環境のコントロールで安全を確保
- 施設は24時間監視を徹底
- バーコードによるデータ追跡で監査を可能に
- 必要なデータにはいつでもアクセス可能
- メディア回収や配送などのサービスを提供
保管文書はクライアント側で追跡ができ、履歴の管理も可能。保管庫は温度と湿度を徹底的に管理し、耐火性の高い構造です。
データの運搬車にはドライブレコーダーを設置しており、保管に関する最高水準の研修を受けた従業員がお届けします。
まとめ
クラウンでは、厳重なセキュリティの保管施設でクライアントの大切な文書を、種類に合わせて適正に保管・管理することが可能です。
当社のサービスを利用すれば、外部への漏洩を防ぎつつ、重要な資産文書の保管を安心して管理できます。
文書保管・管理サービスを検討されているなら、ぜひお気軽にご相談ください。
