企業の書類は、従来の紙媒体と電子データを併用するのが一般的となりました。
なかでもPDFは電子書類でよく使われます。環境が異なっても、文書のフォントやレイアウトなどを保ったまま表示しやすい形式です。そのためビジネスの現場で、書類の保管や共有によく使われています。
今回は、書類のPDF化における基礎知識をわかりやすく紹介します。
書類のPDF化とは
書類のPDF化とは、紙やデジタル形式の書類をPDF形式に変換することです。
そもそもPDFとは、Portable Document Formatの略で、ファイル形式のひとつです。文書のみならず、ウェブサイトや電子書籍などで広く活用されています。Adobe社（アドビ）が開発した形式で、作成・閲覧時には対応するソフトやアプリケーションが必要となります。
閲覧にはAdobe社が提供するAdobe Readerのほか、一般的なウェブブラウザなどを利用可能です。WordやPowerPointなど、Microsoft Officeをはじめとする様々な作成ツールにも対応しており、作成も比較的手軽といえるでしょう。
PDF形式に対応する印刷機も多いことから、まずPCでPDF形式の文書を作成したのちに印刷する場合もあります。もちろん印刷することなく、PDF形式に変換した電子文書のまま保管したり、共有したりも可能です。
PDFを採用するメリット
ファイル形式としてPDFを採用するメリットは、主に以下となります。
- 様々な環境で確認しやすい：文書のフォントやレイアウトなどの情報を保持するのが基本で、作成者が意図した通りの表示が期待できる。他の形式では、閲覧環境によって表示が変わることも多い。
- セキュリティに関する機能を利用できる：セキュリティ機能を備えていることから、デジタル署名やパスワードなどを活用し文書を守ることができる。あわせて編集や印刷といった権限の制限も可能。
- 様々なメディアを埋め込める：文字だけでなく、映像や画像など様々なメディアを埋め込むことができる。
- 多くの規格に対応するファイル形式である：世界的に標準化された形式で、多くのアプリケーションやソフトにて表示・作成対応している。文書の互換性が高い。
ただし上記はすべての環境に対応しているわけではありません。たとえばレイアウトに関しては、PDF変換時に崩れる可能性も考えられます。
PC自体の環境や使用ソフトは個人によって異なる点もあるため、ファイル作成環境と閲覧環境の差異への配慮も必要でしょう。
特にフォントには気を付けたいところです。PDF変換前後でフォントが正常に表示されているか、レイアウトは崩れていないかを確認する必要があります。複数名で共有する場合、同じフォントが無いと、操作によって表示が崩れる可能性も考えられるでしょう。
PDF化した書類の編集は可能？
従来のPDFは、原則として編集機能が限られていました。
それからバージョンは何度も変化し、2023年現在のPDFのなかには編集できるものもあります。編集をおこなう場合には、専用のソフトを使用する必要があり、テキストや図表の修正や追加などが可能です。主にできることは以下となります。
- テキストの修正・追加・削除
- 図表の追加・修正・削除
- ページ追加・削除
- ファイルの分割・結合
ただしPDFの設定によっては、編集が難しい場合もあります。たとえば特定の編集機能がファイル作成者の設定によって制限されていたり、パスワードで保護されていたりなどのケースです。またそもそも専用ツールなしでの編集は不可能でしょう。
なお、編集不可能なPDFファイルでも、使用ツールによっては以下のような操作が可能です。
- コメントや注釈の追加
- ハイライトの表示
- 取り消し線や下線の追加
- 手書き入力
- スタンプの追加
これらの機能を組み合わせることで、情報の整理に役立つほか、相手とのコミュニケーションを円滑に進めやすくなります。状況に応じて活用しましょう。
PDFのセキュリティ対策は？
PDFのファイルには、以下のようなセキュリティ対策を施すことが可能です。
閲覧権限を特定ユーザーだけに設定：パスワードによる保護、など。
印刷や編集、コピーの制限：パスワードによる保護、など。
発行元の保証：証明書での文書保護、など。
複数ファイルへの同じセキュリティ設定適用：セキュリティポリシーの適用、など
参考：PDF にセキュリティを設定する方法 （Acrobat） | Adobe公式
PDFファイルは、閲覧や編集の権限を制限したり、暗号化したりすることができます。ファイル自体にパスワードを設定することも可能です。これにより、誤送信などで部外者への情報漏洩を防止しやすくなるでしょう。
さらにセキュリティ面を強化したい場合には、証明書で文章を保護し、発行元を保証するという手法もあります。
適切に運用すれば、セキュリティ面でも安心して活用することができるはずです。
紙媒体をPDF化する方法
紙媒体の書類をPDF化する方法を解説します。
既に紙媒体で存在している書類もPDFに変換し、管理することが可能です。自社で行う方法の他に、業者に委託するという選択肢もあります。
自社で紙書類をPDF化する方法
まずは、自社でPDFに変換する方法についてみていきましょう。
多くの企業に導入されている複合機には、コピーを取る要領でPDFへ変換するスキャン機能を有しています。複数枚の書類をワンクリックで変換することも可能なため、分量がさほど多くない場合には、複合機を活用して変換するのが手軽でしょう。
さらにスキャナーとアプリケーションの「Adobe Acrobat」を組み合わせることで、カスタムスキャンオプションを利用可能です。
参考：紙の文書をスキャンして PDF に変換 | Adobe
社内にスキャナーが無い場合、コンビニのマルチコピー機を活用するのもよいでしょう。変換する紙書類とともにUSBメモリやSDカードなどを持参しなければならないこと、対応可能な保存デバイスは機種によっても違うことなどには注意が必要です。
他にも、スマホのスキャンアプリで対応できる場合もあるかもしれません。
ただし企業によって、機密書類をはじめとするデータの取り扱いに制限が設けられている場合もあります。事前に確認し、社内規定に問題のない形でPDF化をおこなうことをおすすめします。
関連記事：スキャニングとは？書類電子化の基本を解説
業者に委託してPDF化する場合
社内だけでなく、業者に委託してPDF化する方法があります。
たとえば書類の中には、複合機では対応できない大きいサイズの書類（図面など）、経年劣化により重要書類が破損しやすい状態の書類もあるでしょう。そのような時には、専用の機材でPDF変換できるかもしれません。
また、書類が大量にある場合、社内ですべてスキャニングするのは大変です。自社での対応が困難な場合は、業者への委託も検討しましょう。
まとめ
PDFは、閲覧する端末の環境に左右されづらく、同じ状態のデータを共有しやすいツールです。従来の紙媒体に加えPDFを組み合わせることで、書類を管理しやすくなる可能性があるでしょう。
セキュリティ面の配慮も可能なため、適切に設定すれば社外へ共有する際も安心です。
既存の紙書類もPDFへ変換することが可能です。もし社内での対応が難しい場合には、スキャニングの社外依頼も検討してみてはいかがでしょうか。
