紙媒体で書類を管理する場合、必要な書類を探すのに時間がかかったり、保管スペースも確保しなければいかなかったりと、何かとお悩みがつきものではないでしょうか。
そんなときに検討したいのが、書類を電子化する「スキャニング」です。業務効率化やコスト削減、テレワークをはじめ多様化する働き方に柔軟に対応するためにも有用な手段となります。
ただしもちろんデメリットも存在するため、状況に応じて従来の紙媒体での書類保管と組み合わせる形が推奨されます。
今回は、書類におけるスキャニングの基本と、電子化するメリットやデメリットをついて紹介します。
スキャニングとは？
スキャニングとは、スキャナーで書類や写真などを読み取り、デジタルデータに変換することです。「書類の電子化」「書類のPDF化」と呼ぶ場合もあります。
近年のビジネスシーンでは、デジタルを活用した業務遂行が推奨され、書類の電子化のニーズが高まったこともあり、スキャニングによるペーパーレス化を進める企業は少なくありません。
書類を電子化すれば、在宅ワーク（リモートワーク）でも企画書をはじめとする共有書類を検索・閲覧しやすくなります。多くの企業で重宝されつつある、書類管理の手法のひとつです。
スキャニングに関わる法律
書類をスキャニングする上で押さえておきたい法律を紹介します。保管期間や保管方法が定められている書類の中には、電子上での保管が認めているものもあります。
- 電子帳簿保存法：1998年に施行された、電子化でのデータ保管を認可している法律です。
- e-文書法：紙書類での保存が義務化されている書類のデータ保管を認可し、電子保存が関係する法律の呼称です。
この２つは明確な違いがあります。e-文書法は従来から企業で紙保管されていた書類の電子化を認めていた法律で、電子帳簿保存法はそれらの書類のうち国税関係帳簿書類の電子化や保存方法の特例に関する法律です。
なお電子帳簿保存法は、施行以降数回に渡り法改正が行われています。たとえば2005年には、国税関係帳簿書類（帳簿や決算関係書類以外）をスキャニングしたデータでの保管が認可されました。2020年には、発行元にタイムスタンプの押印があるものに関しては、受け取った側でのタイムスタンプは不要（データ改変不可のシステム利用を認可）と変更されています。
スキャニングのメリット
書類をスキャニングするメリットとして、5つを紹介します。
効果的な業務フローを構成できる
スキャニングは、業務を効率化し、効果的な業務フローを構成するのに役立ちます。
書類を電子化することで、保管場所の削減や検索・管理に関する人的作業を軽減できるメリットがあります。たとえば、紙媒体の書類を探す場合、必要な書類を目視で検索するのが基本です。スキャニングにより電子化し、検索システムに対応させれば、システム上ですぐに検索できるためすぐに閲覧可能です。そのぶん、従業員がほかの作業に集中できるほか、外出先でも必要な書類へアクセスできるなど、業務効率を高めることが可能になります。
電子化すれば閲覧の履歴や所在なども記録できるため、人の手によって管理されていた部分をシステム化できます。適切な電子化は、従業員の業務効率の向上が期待できるでしょう。
必要経費を削減できる
スキャニングにより、必要経費の削減ができる場合があります。
たとえば、紙で書類を管理する場合には、保管する場所を確保するのが基本です。対して電子上での管理になると場所の確保は必要ありません。保管場所をレンタルしていたのであれば、その経費は不要となり、社内で管理して場合でも不要な面積は削除することが可能です。保管に付属するフォルダーや棚なども準備する必要がなくなります。
他にも、書類を廃棄する際にかかる処分費や作業員の人件費などのコストも削減可能となるでしょう。
漏洩リスクを低減できる
紙書類の場合、従業員が紛失してしまったといったリスクが含んでいますが、電子化においては、持ち出し時や保管時においての紛失のリスクを軽減できます。
アクセス制限を設け、関係者以外のアクセスを不可にするなど、情報漏洩のリスクを軽減することが可能です。閲覧履歴などの記録も残せるため、万が一の時でも早期に対処することができます。
ただしセキュリティ対策には、専門知識と適切な対応が必要です。中途半端に電子化すると、かえって漏洩リスクを高めることになりかねません。
文書の経年劣化を防げる
書類をスキャニングすることで、文書の劣化を防ぐことができます。
紙でできた書類は、一般的に経年劣化しやすいです。温度や湿度といった環境により劣化の進行度は異なるものの、長期間保存するためには素材や保管状況などに気を配らなければなりません。
電子データにすることで、経年劣化の心配は減るはずです。ただし、しっかりバックアップを取らないと、データごと消える可能性もある点には注意しましょう。
環境への配慮により企業イメージを向上できる
スキャニングを活用し、ペーパーレス化を実現すれば、企業イメージの向上にもつながります。
1度作った書類をスキャニングすれば、紙でコピーする必要はありません。あわせて最初からデジタルでの書類作成を組み合わせることで、紙の使用量を大幅に減らすこと（ペーパーレス化）ができます。
企業にも環境保全の取り組みが期待されている現在、その一環として、紙での管理を廃止し、電子化へ切り替える企業も数多く存在しています。環境に配慮した取り組みとして、社外広報活動でのアピールも可能です。
スキャニングのデメリット
書類をスキャニングするデメリットとして、2つを紹介します。
期待した効果を得られない
たとえスキャニングで書類の電子化を進めたとしても、期待した効果を得られないことがあります。
たとえば、効率化を求めて書類をデジタルデータ管理できる形に進めたのに、紙の書類で対応していたときより、かえって手間が増えることがあります。デジタルデータをうっかり削除してしまった場合、バックアップが無ければ重大な事態を招く可能性も考えられるでしょう。
電子化にはシステム周りの環境の構築も必要です。導入に膨大な費用を投資した場合、期待していた費用対効果が得られないケースもあります。
書類の電子管理にはコツが必要で、手当たり次第にスキャニングしてデジタルデータにすればよいわけではありません。導入は慎重に検討し、適切な手順で導入しましょう。
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システム障害の影響を受ける
書類をスキャニングし、電子管理に移行した場合、システム障害の影響を受けやすくなります。
デジタル化した書類は基本的にシステムで管理します。ですがシステム上の万が一のトラブルが生じた際には、一時的にアクセスできない、閲覧できないという事象を引き起こす可能性があります。
あわせて、サーバー攻撃やデータ流出をはじめ、セキュリティ面でのリスクも考えられます。様々な事態を想定したうえで、事前に対策を講じることが大切です。
まとめ
今回は、書類におけるスキャニングの基本とメリット・デメリットを紹介しました。
書類をスキャニングして管理することはペーパーレス化につながり、業務効率化やコスト削減を掲げる企業にとっては、課題解決のひとつの方法となることがあります。また、電子化して管理することで、大事な書類の経年劣化を防げる可能性、効果的な業務フローを構成できる可能性などもあります。
スキャニングは活用次第で様々なメリットを生み出すことができる手段です。
