総合病院 (東京都)

2015年6月

背景と課題

80年の歴史を誇る、都心にある大型の総合病院は業務拡大により患者数が増え、合わせてカルテ数も増加傾向にありました。増え続ける診療記録の保管場所を院内に確保することならびにそれらを管理していくことにかなりの難しさを覚えていた。必要なときに必要な診療記録を引き出すことができず、時にはその診療記録が実際に存在しているのかも分からないこともあったようです。病院側はカルテ等の診療記録を的確に管理・運用したいと願いながらも、時間が足りず、問題解決に着手できておりませんでした。

ソリューション

クラウンではまず、使用されていないカルテ量を確認し、オフサイト保管場所倉庫への移送を進めました。これらカルテは診療科、診察年、患者ID番号で分類し、カートン梱包したうえで保管場所へと移しました。カルテ保管についてはお客様独自のファイル追跡システムのご利用を希望されており、クラウン・システムへのデータ・インプットは分類で使いかつ病院のシステムにも登録のある診察年、診療科、患者ID番号のみとしました。サービスの発注は、病院のシステムから引き出したデータを使ってしていただくので、当社側のシステムを使い要求されたカルテをスピーディかつ正確に見つけ出し配達することが可能です。カルテの配達には通常の翌日便に加え、急ぎの対応に当日便と4時間便をご用意いたしました。

結果

オフサイトに預けることで院内の保管スペースに余裕が生まれ、直近1~2年分と新規で加わるカルテに留めることにより院内での管理が可能になりました。また古い大量のカルテに関しては弊社のサービスを利用することで管理・保管・運用が可能となり、結果として、病院のサービス効率が改善しました。