バックグラウンド
このクライアントはヨーロッパに本社を置く企業で、既にクラウンのレコードマネージメント・サービスをご利用いただいていいました。グローバルに事業を展開する中で、グローバル並びローカルの要求に柔軟に対応できる信頼おけるビジネスパートナーが必要でした。そんな中で、クラウンレコードマネージメント ジャパンに連絡が入りました。
チャレンジ
会計処理をオンラインでする為に、紙で送られてくる請求書の電子化が急務でした。しかしながら経理担当者が扱うには請求書の量は膨大で、クライアントは外部に確立された適切な手順の下、文書電子化作業全般の代行業者が必要でした。単にスキャン作業の代行だけでなくスキャンプロジェクト全体へのガイダンスとサポートを求めて、クラウンレコードマネージメント ジャパンに連絡を入れました。
結果、クラウンレコードマネージメント ジャパンが選ばれ、現在請求書を24時間以内に電子化しオンラインでの経理処理を可能にしております。
ソリューション
クラウンレコードマネージメント ジャパンはクライアントのニーズに合ったソリューションを競争力のある料金で提供することに努めております。週一回のペースでクライアントのオフィスにお伺いし請求書を回収し、弊社のファシリティーに持ち帰ります。請求書は24時間以内に電子化されクライアントのクラウド・ストレージにアップロードされます。このプロセスの中では常にセキュリティーは守られております。
リザルト
現在、請求書はクラウド・ストレージに格納され、必要な時に即時にアクセスが可能となりました。今回のソリューションによりスキャンの工程も含めて、かなりの時間を節約を可能にし、同時に、紙の請求書を手元に置いておく必要がなくなり、キャビネットを取り払い新しいデスクスペースも確保することができました。
