デジタル情報とは、デジタル環境で作成・保存される情報の総称です。文章や写真、音楽や映像など、さまざまな種類のメディアが含まれます。
手軽に保管・共有できるのも魅力ですが、量が多くなると管理が難しくなります。保管状況によっては、ハッキングや漏洩などのリスクも高まるでしょう。
この記事では、デジタル情報を管理する基本として、書類をデジタル化するメリットやデメリット、管理のコツなどをわかりやすく解説します。
デジタル情報とは？
デジタル情報とは、パソコンやスマホといったデジタル環境で作成・保存される情報の総称です。文章・写真・音楽・映像など、さまざまな種類のメディアが含まれます。
企業が保管・管理している情報の大半は、電子化されたものと紙媒体のものに分かれます。情報によっては、その両方で管理しているものもあるでしょう。
電子書類は、部分的にデータを編集することが可能なほか、再現性が高く複製や復元を簡単におこないやすいです。自然劣化も無いため、紛失のリスクも軽減できるでしょう。
ただし紙媒体とは違う形で流出や消失の危険があります。適切に管理体制を整えたうえで、必要に応じて別の場所へバックアップを取っておくことで、リスクを回避しやすいです。
書類デジタル化のメリット
紙の書類をデジタル化するメリットは、主に以下となります。
- 紙を減らしやすく、コスト削減につなげられる
- 検索性が高く、探す無駄を削減しやすい
- 複数の関係者で共有しやすい
- 経年劣化しにくい
紙書類を社内で管理する場合には、収納場所やアイテムが必要になります。電子化によりスペースやアイテムを節約できれば、その空間や予算を別のことに有効活用できるはずです。
デジタルで情報を管理すれば、必要な情報を簡単に検索することが可能になります。紙書類の場合は探し出すのに時間がかかってしまうケースもあるため、業務効率を下げる原因になることもあるでしょう。簡単に探せるようになれば、無駄な時間と労力を削減することができます。ただし検索するには、あらかじめファイル名やラベルを適切につけておく必要がある点には注意が必要です。
デジタルの情報は基本的にシステム上で保管するため、アクセス権限を関係者だけに付与すれば、特定の複数人での共有が実現できます。どこでもアクセスできる環境があれば、外出先でも検索や閲覧が可能です。
書類デジタル化のデメリット
紙の書類をデジタル化するデメリットは、主に以下となります。
- 導入に専門知識が必要な場合がある
- 導入・運用に一定のコストがかかる
デジタル化は、小規模の情報を既存ツールで共有するだけならそこまで手間やコストがかからない場合が多いです。しかし状況によっては、導入や運用に専門の知識や高額な費用が必要となるケースがあります。特に専門知識が必要となるのがセキュリティ面です。
電子化するうえでは、システム構築やツール選定、運用時の従業員へのレクチャーなどが必要になります。どこから取り掛かるかなど検討しなければいけない項目が多岐に渡るため、いかに効率よく導入から運用を進めていくかを検討し、計画的な運用を目指さなくてはなりません。社内にノウハウや知見がないとなかなかスムーズに導入できない可能性もあります。その場合は、外部のデジタル情報管理サービスの利用を検討するのがよいでしょう。
また、電子化には、システムの構築が必要になります。既存ツールをそのまま使うのではなく、自社用に構築・カスタマイズするためには高額な導入・運用コストが発生することもあるでしょう。あらかじめ運用時も視野に入れてコストを算出することで、予想外の費用発生をおさえやすいです。
デジタル情報を管理するコツ
デジタル情報を適切に管理する際、押さえておきたいコツを紹介します。
情報漏洩への対策を講じる
従業員の人為的ミスや、外部からの攻撃によって情報が漏れてしまう可能性もあります。どんなに注意をしていても不測の事態は起きるものですが、できる限り未然に防ぐためには、対策を講じておくことがおすすめです。
さらに、考えられる事例を事前に共有しておくことで、データを取り扱う上での従業員の意識も高まり、漏洩防止にもつながります。
意外と盲点になるケースとしては、退職者からの情報漏洩です。悪意のある退職者の場合、企業にとって重要な情報を外部へ売り出すケースも考えられるでしょう。従業員と秘密保持を締結し、退職後の書類や情報の取り扱いについて社内規定を共有しておきましょう。予期しない漏洩を防ぐには、従業員の研修やルールの周知も有効です。
不測の事態へどう対応するかを考えておく
どんなに情報漏洩対策を万全にしても、絶対に流出を防げるとは限りません。そのため、「外部からの不正アクセス・情報流出があった際にどう対処するか」を考えておく必要があります。
外部からの攻撃があった場合には、機密情報が漏洩してしまうリスクが高まるため、セキュリティを万全に整えておく必要があります。取り扱いや外部からの攻撃のリスクを軽減するため、社内ルールを設けたり、従業員教育を徹底したりしておく必要性があります。
サイバー攻撃は、メールに添付されているデータを要因として発生する可能性もあります。従業員が使用するPCでのWEBサイトの閲覧やメールの取り扱いにも気をつけるようにしましょう。
紙管理とデジタル管理を適切に使い分ける
企業の書類は、紙とデジタルを適切に使い分けることで管理しやすくなります。
ひとくちに書類と言っても種類があり、重要性や種類の内容によって、管理方法は異なります。秘匿性の高いもの、企業の経営に直接影響を及ぼすものもあるため、保管方法やセキュリティの強化をどの程度かけるかも検討しなくてはなりません。
書類の主な種類
- 契約書（機密保持契約書、業務委託契約書、リース契約書、売買契約書 等）
- カタログ（仕様書、提案書 等）
- 希少資料（社内報、人事データ、成績証明書 等）
- 図面（建築図面、設備図面、製造図面 等）
- ISO文書（手順書、要望書、チェックシート、記録 等）
- 裁判書類（裁判記録、調査資料、訴訟関連種類 等）
- 通関書類（許可書、申告控え 等）
それぞれ保管期間や適切な保管方法を確認したうえで、どのように管理するかのルールを作り、周知を徹底しましょう。
関連記事：会社で扱う書類の保管期間は？管理方法や処分方法を解説
クラウンのデジタル情報管理サービスの特徴
1965年に創業したクラウンは、世界40カ国以上で保管・管理サービスを提供してきました。世界最高水準の安全性を誇る保管施設で、クライアントの大切なデータを守ります。
さらにクラウンのデジタル情報管理サービスは、データの収集・書類のカテゴリー化・ワークフローの自動化・保存まで、一貫してお任せいただくことが可能です。
スキャンによる書類の電子化に加え、アーカイブや手書きメモの共有も可能になるため、社員間やクライアント間でのデータ共有の労力を減らせるでしょう。
要望に合わせたワークフローの構築、コンプライアンスを保持できる仕組みの構築もサポート。デジタル文字認識、文書タイプの識別、画像認証も可能です。
まとめ
デジタル情報は、紙の書類とは取り扱い方法が異なります。効率的に管理・保管したい方には、紙媒体と電子媒体の併用がおすすめです。
電子化して管理することで、必要な情報を必要な時に閲覧が可能になるだけではなく、社内外での閲覧、関係者同士での情報共有もしやすくなるでしょう。自然劣化の防止にもつながります。
デジタル情報の管理サービスをお探しの方は、ぜひお気軽にクラウンまでご相談ください。
