In questo blog spiegheremo come navigare nell’intricato regno dell’acquisizione di documenti digitali e dell’elaborazione dei dati, fornendo approfondimenti su “Che cos’è l’elaborazione dei dati?” e “Cos’è la mappatura dei dati?”, oltre ad approfondire le principali differenze tra l’acquisizione e la gestione dei documenti.
Acquisizione documenti vs gestione documenti: qual é la differenza?
Scritto da Giovanni Miele
Con più di 10 anni di esperienza in Crown alle spalle, Giovanni è ora Business Unit Manager per Crown Records Management Italia. Con passione ogni giorno mette a disposizione dei propri clienti capacità organizzative e know-how nella gestione aziendale e sicurezza dei dati.
L’acquisizione dei documenti è il metodo usato per convertire documenti cartacei fisici in rappresentazioni digitali. Questo viene fatto scansionando il documento fisico in uno scanner che produrrà una copia digitale del documento. La gestione dei documenti si concentra invece sul mantenimento di un livello di sicurezza elevato dei contenuti digitali sensibili per l’azienda, smaltendo o archiviando in modo sicuro il documento fisico.
Immagina uno scenario quotidiano in qualsiasi azienda, lettere e posta arrivano alla scrivania principale e poi vengono distribuite fisicamente alle persone tramite un dipendente. Il vantaggio dell’acquisizione dei documenti è quello di automatizzare questo processo scansionando la posta in uno scanner. La posta può quindi essere inviata elettronicamente ai destinatari. Adottare questo modo di lavorare non solo aiuta le organizzazioni a risparmiare tempo, ma può anche avere un impatto significativo sul guadagno finanziario.
L’esempio riportato sopra è solo uno dei tanti modi in cui l’acquisizione di documenti digitali può contribuire a modificare i processi cartacei negli ambienti di lavoro e ad accelerare le attività lavorative, rendendole più efficienti e attuabili. Oggi, nell’era digitale, c’è una maggiore necessità di aggiornare i flussi di lavoro basati su carta in qualsiasi organizzazione attraverso l’uso della scansione e della gestione sicura dei documenti.
Immagina lo scenario di cui sopra, ma su una scala di lavoro molto più ampia, che include enormi quantità di documenti cartacei fisici che entrano in un’organizzazione. La fatica di affrontarli quotidianamente può essere difficile da gestire e apre le porte a molti errori umani, in quanto non è sempre possibile garantire la piena sicurezza del documento che nelle mani sbagliate può diventare pericoloso, soprattutto per i contenuti sensibili. Con servizi di acquisizione e gestione dei documenti puoi eliminare questi problemi, non importa quanto i tuoi documenti siano unici e complessi.
In Crown offriamo una varietà di servizi su questo argomento, incluso il nostro servizio di posta digitale. Scopri di più nel nostro sito!
CHE COS’È IL TRATTAMENTO DEI DATI?
Al centro del successo di ogni organizzazione c’è l’elaborazione dei dati, un’operazione fondamentale che trasforma i dati grezzi in informazioni significative e utilizzabili. Ma cos’è esattamente il trattamento dei dati? In termini semplici, è la conversione dei dati in un formato più comprensibile, che spesso coinvolge varie attività come la raccolta, l’analisi, l’archiviazione e il recupero dei dati.
L’elaborazione dei dati svolge un ruolo fondamentale nel prendere decisioni informate, migliorare le operazioni aziendali e garantire la conformità normativa. Questo processo sfaccettato può avvenire attraverso vari mezzi, dall’immissione manuale dei dati a sistemi automatizzati avanzati.
COS’È LA MAPPATURA DEI DATI?
Comprendere come fare la mappatura dei dati è fondamentale per una gestione efficiente dei dati. La mappatura dei dati è il processo di associazione e collegamento dei dati da una fonte a un’altra. Ciò ti consente di comprendere come circolano i dati all’interno della tua organizzazione, come vengono archiviati e come vengono utilizzati.
Una mappatura efficace dei dati può aiutare a identificare la ridondanza dei dati, migliorarne la qualità e garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati. Crown Records Management eccelle nell’aiutare le aziende a mappare i propri dati, facilitando un’elaborazione più fluida e organizzata.
Mappando i tuoi dati, puoi ottenere informazioni preziose sul tuo ecosistema informativo, rafforzando il processo decisionale e garantendo l’integrità dei tuoi dati.
SERVIZI DI SCANSIONE VICINO A ME
Per qualsiasi organizzazione, la digitalizzazione del proprio sistema di gestione dei documenti può offrire un vantaggio significativo sul modo in cui vengono svolte le attività quotidiane e sul funzionamento generale dell’azienda. È possibile accedere ai documenti in modo più rapido, il che aiuta ad aumentare l’efficacia e offre al cliente un livello più elevato di professionalità.
Stai cercando di iniziare il tuo viaggio nella scansione di documenti? Ci pensiamo noi!
Il team di Crown Records Management è altamente qualificato e utilizza una tecnologia di scansione avanzata per acquisire e convertire documenti con la massima precisione. Ciò non solo ti fa risparmiare tempo e spazio, ma riduce anche il rischio di perdita o danneggiamento dei documenti. I tuoi documenti digitalizzati sono archiviati in modo sicuro e sono facilmente accessibili, consentendo alla tua organizzazione di prosperare nel panorama digitale.
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