COME RISPARMIARE SUI COSTI CON IL DIGITAL RECRUITING?
Il recruiting è probabilmente uno dei processi più sensibili al trattamento dei dati e più dispendiosi in termini di tempo, pertanto non sorprende che le aziende stiano cercando modi per semplificare il processo e risparmiare tempo e denaro. infatti, si stima che i costi diretti e indiretti per assumere un nuovo dipendente siano il doppio del suo stipendio medio nel primo anno.
Scritto da Giovanni Miele
Con più di 10 anni di esperienza in Crown alle spalle, Giovanni è ora Business Unit Manager per Crown Records Management Italia. Con passione ogni giorno mette a disposizione dei propri clienti capacità organizzative e know-how nella gestione aziendale e sicurezza dei dati.
Sempre più aziende stanno affrontando questa situazione, abbinando l’elemento antropocentrico delle risorse umane con potenti processi digitali per automatizzare il lavoro intenso, mantenendo al contempo quel volto amichevole e accessibile per i nuovi assunti. Il successo dell’employer branding dipende da questi due aspetti che funzionano bene in tandem.
Le risorse umane sono sempre state tra le prime ad abbracciare la tecnologia, anche perché gestiscono la maggior parte dei dati personali e toccano la vita dei dipendenti da vicino. Secondo un sondaggio condotto nel 2021, questa tendenza all’adozione anticipata non ha fatto altro che intensificarsi con la pandemia, con i dipartimenti delle risorse umane che sono stati tra i precursori nell’adottare la tecnologia digitale di gestione remota.
QUALI SONO I PROBLEMI PIÙ GRANDI NEL RECRUITING PER IL SETTORE HR?
Il reparto risorse umane occupa spesso un posto speciale nell’azienda in quanto titolare, custode e protettore dei dati personali di centinaia di dipendenti. Le informazioni conservate equivalgono alle informazioni sui clienti in termini di importanza e riservatezza per l’azienda.
Lo svantaggio di tale responsabilità è che il recruiting negli anni ha avuto la tendenza a diventare, in gran parte a causa dei requisiti normativi e legislativi, un processo ad alta intensità di manodopera che comporta molti input manuali e la replicazione di informazioni, che a sua volta comportano un rischio più elevato di violazioni dei dati. Naturalmente parte del quadro generale qui implica il dovuto rigore interno e un’efficace politica di governance delle informazioni, ma esiste comunque il pericolo che le assunzioni e i registri dei dipendenti finiscano nelle mani sbagliate.
COME RISOLVERE I PROBLEMI NELLA GESTIONE DEI DATI NEL RECRUITING?
I servizi HR digitali hanno il potenziale per risolvere, o aiutare a risolvere, due questioni principali nell’ambito del recuiting: la protezione dei dati e la quantità di tempo sprecata in attività manuali.
Basti pensare al numero di attività manuali normalmente coinvolte nelle risorse umane: inserimento di dati, invio di e-mail, raccolta e copia di informazioni, gestione di contratti, pensioni, buste paga, benefici per i dipendenti. L’elenco è lungo.
QUALI SONO I VANTAGGI DELLA GESTIONE DEI CONTENUTI AZIENDALI NEL PROCESSO DI RECRUITING?
L’installazione di un sistema ECM (Enterprise Content Management) può avere un impatto enorme in quanto crea flussi di lavoro automatizzati di facile accesso e gestione.
Può anche portare a:
- Una riduzione significativa del numero di ore dedicate ad attività manuali, consentendo ai dipendenti di assumere ruoli più critici per il business e più soddisfacenti.
- Maggiore conformità dei dati
- Processi più semplici in ogni area di reclutamento
Risparmiare tempo è un mantra moderno e ci sono pochi investimenti che garantiscono un risparmio così grande come la digitalizzazione dei processi di recruiting.
Una ricerca condotta da Formstack nel 2018 ha mostrato che il 55% dei manager trascorreva ancora otto ore settimanali in attività manuali e ripetitive, ovvero, ricordiamolo, il 20% di un’intera settimana lavorativa di 40 ore. Quelle ore di lavoro sono, come saprebbe qualsiasi contabile gestionale, incredibilmente preziose (e costose!).
LA DIGITALIZZAZIONE DELLE FUNZIONI HR FA RISPARMIARE DENARO?
Naturalmente, la digitalizzazione dei processi HR comporta un costo iniziale (come qualsiasi investimento in nuove tecnologie), ma l’adozione di soluzioni digitali può far risparmiare denaro alle aziende nel lungo termine.
Ciò porta a processi più efficienti, riducendo il rischio di sanzioni per la protezione dei dati. Potrebbero inoltre verificarsi risparmi sui costi associati alla riduzione della carta e della stampa e, in alcuni casi, anche del costo della manodopera.
Sarebbe tuttavia sbagliato suggerire che il risparmio finanziario debba essere il principale motore del cambiamento. Nella nostra esperienza di lavoro con i dipartimenti delle risorse umane per mappare questo problema, il risparmio di ore di lavoro e, in parole povere, la semplificazione della vita dei dipendenti è spesso un obiettivo maggiore. Dopotutto, sappiamo che se i professionisti delle risorse umane non sono alle prese con attività manuali ripetitive, il lavoro può invece essere orientato ad aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e a soddisfare le loro esigenze.
IN CHE MODO I SISTEMI ECM AIUTANO NEL PROCESSO DI RECRUITING?
Pensa al tuo attuale processo di recruiting e considera quante attività manuali e ripetitive sono coinvolte: preparare la descrizione del lavoro, creare gli annunci e fare i colloqui.
Il tutto può iniziare con un documento di descrizione del lavoro che viene inviato via email a più persone con risposte condivise internamente tra i manager, che poi passa al dipartimento risorse umane con varie comunicazioni attorno ad esso. L’intero processo richiede giorni se non settimane.
La quantità di dati personali è notevole: CV, referenze e scambi di email per cominciare. Poi i contratti da firmare, con ulteriori dati personali richiesti per buste paga, imposte, pensioni e benefici per i dipendenti.
QUALI SONO I VANTAGGI DELL’ECM PER IL RECRUITMENT?
Una volta digitalizzati i servizi, si può iniziare creando una richiesta di lavoro tramite un modulo di richiesta di lavoro dinamico – senza e-mail – il cui completamento richiede minuti anziché ore.
Vengono create e distribuite descrizioni/specifiche automatiche del lavoro. Si può anche sfogliare un database di CV da un sistema digitale invece di affidarsi a un responsabile delle risorse umane per tenere i vecchi CV in un cassetto.
Non appena la richiesta di lavoro è stata evasa, viene distribuita alle parti interessate come agente di recruiting, team di risorse umane o sito web.
Il candidato passa quindi attraverso un colloquio e l’intero processo viene documentato digitalmente. Si prendono appunti, poi si aggiungono i riferimenti, poi i contratti. Tutto ciò viene distribuito tramite una piattaforma elettronica in cui si verificano i flussi di lavoro.
Il processo continua ad essere automatizzato durante l’onboarding, che ancora una volta comporta un carico di dati elevato.
Un altro aspetto importante è che l’ECM rende i dati facili da trovare.
È facile individuare le statistiche sull’abbandono del personale e sulle fasce salariali. Una panoramica della dashboard consente di rispondere a domande come “quanto spende la mia organizzazione per gli agenti di recruiting?
Anche l’impatto delle risorse umane su altri dipartimenti può migliorare l’efficienza. I responsabili IT sapranno immediatamente quando c’è una nuova assunzione perché viene sempre inviata una notifica automatizzata.
QUANDO È IL MOMENTO GIUSTO PER PASSARE AL RECRUITING DIGITALE NEL SETTORE RISORSE UMANE?
Il momento giusto è proprio ora! La quantità di dati raccolti dalle aziende è in costante aumento e con questo cresce l’attenzione per la protezione dei dati.
Anche i millennial e la generazione Z si aspettano che le aziende per cui lavorano siano esperte di dati, e quindi è anche un problema di reclutamento e fidelizzazione.
Ma le ragioni più forti dietro questa scelta sono semplificare la vita alle persone e risparmiare tempo.
La maggior parte delle organizzazioni che non dispongono di un approccio digitale o di una soluzione di archiviazione digitale hanno processi disordinati e contorti, spesso senza alcun controllo reale su di essi e con scarsa visibilità. È un passo importante da compiere per rimanere competitivi e non dare una cattiva immagine alla propria azienda.
Se desideri parlare con un esperto di Crown Records Management per capire da dove iniziare con la digitalizzazione dei tuoi processi di recruiting, contatta il nostro business unit manager, Giovanni Miele.
Ricorda: le trasformazioni digitali non devono essere travolgenti, possono iniziare con i processi più basilari, come l’istituzione di un ufficio postale digitale o la scansione e l’archiviazione sicura di alcuni documenti importanti!
