La trasformazione digitale e i nuovi sistemi di archiviazione dei dati aprono a un nuovo mondo di innovazione e vantaggio competitivo per le aziende, ma anche a nuove sfide a livello organizzativo. Sfruttando i dati infatti, puoi creare un ecosistema di prodotti basato su fatti concreti e numeri. Se pensiamo a Salesforce e alle iniziative Open Data, possiamo vedere che la loro forza deriva dal fornire accesso alla piattaforma e ai dati, creando così un ecosistema di prodotti e servizi complementari.
I dati sono la linfa vitale di ogni azienda: guidano le decisioni che prendiamo, il modo in cui lavoriamo, il nostro modo di gestire il personale e il modo in cui promuoviamo l’efficienza operativa e in cui aiutiamo i clienti ad accedere ai nostri servizi.
Le organizzazioni non possono ormai più ignorare l’importanza della gestione e archiviazione dei propri dati.
Se la propria azienda ha iniziato il viaggio verso l’ottimizzazione dei dati e la digitalizzazione, è importante considerare sfide e problemi prima di avventurarsi in questo viaggio, per essere pronti a evitarli e contrastarli.
Scritto da Giovanni Miele
Con più di 10 anni di esperienza in Crown alle spalle, Giovanni è ora Business Unit Manager per Crown Records Management Italia. Con passione ogni giorno mette a disposizione dei propri clienti capacità organizzative e know-how nella gestione aziendale e sicurezza dei dati.
QUALI SONO I PROBLEMI PIÙ GRANDI NELL’ARCHIVIAZIONE DEI DATI NEL MONDO DIGITALE?
Quando si guarda alla digitalizzazione dell’archiviazione dei dati, molte organizzazioni ritengono che sia più facile ricominciare da capo, ma c’è molto valore sepolto nei dati storici e nei file elettronici che non deve essere ignorato.
Un ottimo punto di partenza è pensare al motivo per cui i dati sono stati creati in primo luogo, chi ne è responsabile, chi deve utilizzarli, perché l’organizzazione ne ha bisogno e in che modo i dati faciliteranno il processo decisionale.
Può essere un compito arduo e alcuni dei maggiori ostacoli che le aziende devono affrontare riguardano le infrastrutture, i costi, la sicurezza, la conformità e, naturalmente, le persone.
GESTIONE E ARCHIVIAZIONE EFFICACE DEI DATI
È saggio non tentare una revisione massiccia dei dati tutta in una volta, soprattutto prima di aver considerato quali dati sono preziosi, come e dove archivierli, e prima di aver esaminato le diverse opzioni e modelli disponibili.
Tutto dipende dall’ambito della trasformazione digitale e dallo stato in cui si trova l’organizzazione. Per le startup è un campo totalmente verde e l’esperienza è valida quanto il piano e il suo periodico controllo e adattamento. Per le organizzazioni con dati storici da migrare può diventare complesso.
La chiave è identificare quali dati sono preziosi, porsi una data limite ben definita per la migrazione, e definire quanto indietro nel tempo si vuole iniziare a digitalizzare.
Aspettatevi l’inaspettato, da una prospettiva digitale e analogica: più andiamo indietro nei documenti storici cartacei, più grandi possono essere le lacune che troviamo, e ciò influisce sui modelli che possiamo ispezionare nei dati. In definitiva, l’obiettivo è garantire che i dati giusti raggiungano la persona giusta al momento giusto.
Vale la pena considerare che in questi anni, in cui sempre più persone lavorano da casa e i talenti hanno adottato uno stile di vita nomade, l’accesso remoto ai dati è un must per attrarre, trattenere e consentire ai propri dipendenti di prosperare.
La trasformazione digitale ha potenziato la nostra efficienza e i record digitali sono un aspetto di questo percorso di trasformazione. I file che richiedevano ore per essere individuati ora possono essere trovati in pochi secondi. È come scambiare un carro trainato da cavalli con un’astronave!
SUPERARE LE BARRIERE DEI COSTI NELLA TRASFORMAZIONE DIGITALE
Per la maggior parte delle aziende i costi associati alla trasformazione digitale possono rappresentare uno dei maggiori ostacoli. Il modo migliore per gestire tali costi è svolgere il lavoro in anticipo per esplorare tutte le opzioni disponibili e valutare cosa funzionerà meglio per le proprie specifiche esigenze aziendali.
Se non sai da dove iniziare, consulta un esperto per determinare le soluzioni migliori e considerare i costi iniziali come un investimento. La trasformazione digitale dei dati apporta il vantaggio di creare efficienza e risparmio di tempo e, di conseguenza, di ridurre i costi.
I benefici a lungo termine possono superare di gran lunga i costi iniziali. I sistemi digitali sono in genere più veloci ed efficienti dei sistemi manuali. Ciò può comportare una significativa riduzione del tempo necessario per eseguire attività, come la ricerca di un particolare record. Ad esempio, un sistema digitale può trovare rapidamente il file di un cliente con una semplice ricerca, mentre in un sistema manuale qualcuno deve cercare fisicamente tra (potenzialmente) centinaia e migliaia di file.
PROCESSI DI GESTIONE DEI DATI, SICUREZZA E CONFORMITÀ
È importante che le aziende dispongano di processi aziendali solidi e ben documentati relativi alla gestione, alla sicurezza e alla conformità dei dati. Questi processi svolgono un ruolo cruciale nella creazione di una traccia di controllo, nella comprensione dei modelli di accesso e utilizzo, nella dimostrazione della governance e nel garantire i livelli di sicurezza.
Le organizzazioni dovrebbero mantenere i propri processi, procedure e certificazioni, anche quando lavorano con fornitori fidati. Questo duplice approccio garantisce un solido livello di gestione dei dati, sicurezza e conformità, anche sfruttando competenze esterne.
PROMUOVERE UNA CULTURA DI TRASFORMAZIONE DIGITALE E APERTURA MENTALE
La trasformazione digitale non riguarda solo i dati, ma riguarda anche la trasformazione della cultura organizzativa.
La resistenza al cambiamento da parte delle persone è sempre un grosso ostacolo, a volte si tratta di sole poche persone, a volte la resistenza al cambiamento viene dalla maggioranza. È prudente mantenere una mente aperta su strumenti e piattaforme e non rimanere rinchiusi in un giardino recintato con i propri dati.
La digitalizzazione dei record riduce il rischio di errore umano e garantisce la coerenza dei dati su diverse piattaforme e database, e con ciò un’azienda ha la capacità di crescere!
PRINCIPI GUIDA PER UNA STRATEGIA DI TRASFORMAZIONE DIGITALE SU MISURA
Ogni azienda che intraprende un percorso di trasformazione digitale deve affrontare sfide uniche e priorità diverse a seconda del settore e della fase in cui si trova nel proprio percorso.
Un consiglio per tutte le aziende è ascoltare e formare il proprio personale, pianificare insieme e sperimentare strumenti adatti alle esigenze, alla cultura e alle capacità della propria azienda.
