Cinque trend globali in gestione delle informazioni nel 2023
La gestione delle informazioni comporta diverse sfide in tutto il mondo, guidate da diverse culture locali, legislazione e posizione di una nazione rispetto ai tempi della trasformazione digitale.
Abbiamo selezionato i nostri cinque principali trend globali che daranno forma alla gestione delle informazioni sia per i dati fisici che per quelli digitali nel corso dell’anno:
La rivoluzione del lavoro da casa
Le politiche di “lavoro da casa” sono sempre più la nuova normalità in molte regioni del mondo.
In alcuni paesi è iniziato come reazione alla pandemia quando le persone non potevano recarsi nel posto di lavoro, ma le sue radici affondano in cambiamenti culturali a lungo termine.
Sempre più spesso, infatti, i dipendenti desiderano un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, e lavorare da casa lo offre.
Un recente rapporto McKinsey suggerisce che 92 milioni di persone negli Stati Uniti ora lavorano da remoto almeno part-time e l’87% per cento di coloro a cui viene offerta l’opportunità, la accetta volentieri. La stragrande maggioranza dei dipendenti ha citato un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata come motivo principale per cui desidera un lavoro flessibile.
Da mettere a confronto con la ricerca pre-pandemia del Global Workplace Analytics, secondo cui solo 5,7 milioni di americani lavoravano da casa.
È un enorme cambiamento che sta avvenendo in tutto il mondo.
Sostenibilità: distruzione sicura e rimozione dei dati “ROT” (ridondanti, obsoleti o banali)
Il nostro impatto sul pianeta è un grosso problema nella gestione delle informazioni, in particolare per quanto riguarda i record fisici.
L’utilizzo di veicoli per trasportare i file dal punto A al punto B solleva segnali d’allarme in molti paesi perché le aziende pensano sempre più alla loro impronta di carbonio e si impegnano a raggiungere obiettivi net zero.
Le società di gestione delle informazioni, come Crown, stanno lavorando duramente per passare ai veicoli elettrici al fine di ridurre le emissioni.
Altre politiche di sostenibilità nello spazio di gestione dei record che prevediamo di vedere sempre di più sia internamente che in tutto il mondo sono:
- Installazione di luci a LED nei magazzini in cui sono conservati documenti cartacei al posto delle lampade alogene.• Garantire che i documenti cartacei che i clienti ci hanno chiesto di distruggere vengano ridotti in macero e riciclati.
Come accennato, le politiche di sostenibilità stanno anche incoraggiando le aziende a pensare di più a distruggere i propri dischi e riciclare la carta in modo rispettoso dell’ambiente. Dopotutto, ogni scatola di documenti cartacei che si trova su uno scaffale in un magazzino contribuisce alla “impronta di carbonio” complessiva di quell’edificio.
Quindi, anche senza pensare al carbonio incorporato nella stampa e nell’inchiostro, stai contribuendo al problema.
Accelerazione della digitalizzazione
Ogni regione del mondo si trova su un gradino diverso della scala verso la trasformazione digitale, ma non c’è dubbio che la pandemia globale abbia accelerato questa salita per quasi tutti.
Anche nei paesi in cui i requisiti governativi per conservare le copie cartacee dei documenti chiave sono rigidi, l’ago si sta spostando.
Ci sono stati anche grandi cambiamenti in settori che in precedenza si erano opposti al passaggio dalla carta al digitale.
Firma digitale
La prima firma conosciuta risale al 3000 a.C. ed è stata trovata su una tavoletta di argilla in Giappone, ma da allora abbiamo fatto molta strada e un processo senza carta è possibile.
Le firme digitali sono diventate legali per la prima volta negli Stati Uniti nel 2000, dopo essere state definite e regolamentate dall’Uniform Electronic Transactions Act del 1999.
I documenti erano originariamente firmati con un “autopen”, ma le firme digitali sono ora completamente generate dal computer e crittografate.
Stanno crescendo in popolarità anche in tutto il mondo.
Prevediamo che la crescita delle firme digitali sarà una tendenza chiave per tutto il 2023 e oltre, poiché gli stati e le imprese si muoveranno più rapidamente per facilitare sia la burocrazia che le imprese.
Carta: non scomparirà, ma si ridurrà lo spazio di archiviazione
Ci sono molte tendenze digitali in questo elenco, ma ciò non significa che i documenti cartacei e l’archiviazione fisica stiano scomparendo.
La prova da tutto il mondo è che molte aziende vogliono ancora archiviare su carta e alcuni governi lo richiedono ancora.
Ci sono anche settori, come quello sanitario, in cui i registri devono essere conservati a lungo e scansionarli tutti è economicamente proibitivo.
Alcune cartelle oncologiche devono essere conservate per 10 anni dopo la morte e alcune cartelle maternità per almeno 25 anni dopo la nascita. Poi ci sono i fascicoli legali, ad esempio i testamenti, con lunghi periodi di conservazione e le regole dell’industria farmaceutica che richiedono che i registri vengano conservati ancora più a lungo.
Ci sarà sempre bisogno di conservare la carta.
Tuttavia, vi è anche un chiaro desiderio da parte delle aziende di alcuni paesi di ridurre la quantità di archiviazione fisica per risparmiare denaro.
