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Conservazione di documenti cartacei vs. file digitali

Per le aziende in Italia può valere la pena riconsiderare il modo in cui i documenti aziendali possono essere conservati e archiviati. Attualmente l’universo digitale sta vivendo una crescita del 100% ogni due anni e per questo motivo può essere un’idea saggia mantenere la propria azienda al corrente delle ultime novità e non lasciarla indietro nel mondo della carta.

Ricordatevi che più documenti aziendali su supporto cartaceo esistono, più difficile diventa trovare l’incartamento che state cercando. La comodità del reperimento istantaneo tramite computer o altro dispositivo portatile prevale su qualsiasi vantaggio che la documentazione cartacea possa avere.

Costi elevati per la conservazione dei documenti
Lo spazio fisico necessario per conservare la carta nel vostro ufficio aumenterà costantemente nel corso della vita dell’azienda. I prezzi per l’affitto o l’acquisto degli appositi spazi a Milano stanno aumentando, ma questi costi possono essere potenzialmente evitati digitalizzando i documenti cartacei.

Buoni motivi per non tenere i documenti cartacei
Il vantaggio principale dei documenti digitalizzati è senza dubbio rappresentato dal reperimento istantaneo e dal fatto che non è necessario disporre di spazio fisico per conservarli. Esistono inoltre delle altre buone ragioni per rinunciare alla documentazione aziendale su supporto cartaceo. Dover scansionare ogni volta un documento per condividerlo è un processo molto più lento che avere già a portata di mano i documenti scansionati che desiderate inviare.

La sicurezza può essere applicata in termine di gestione dei rischi. La sicurezza dei dati sta assumendo sempre maggiore importanza e ben presto la legge richiederà alle aziende di proteggere i dati dei propri clienti. Per questo motivo i vostri documenti scansionati verranno protetti da nuovi metodi e accorgimenti per controllare le minacce. Inoltre, in caso di incendio o inondazione dell’edificio, i documenti sono al sicuro grazie al backup e non si corre il rischio di perderli.

Basicamente non ci sono limiti alla scansione, potete scansionare assolutamente tutto! Crown Records Management ha scansionato numerosi documenti, incartamenti, foto e addirittura lastre ai raggi X per aiutare i clienti ad archiviare i loro documenti e dati aziendali in modo più efficiente.

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