La risposta ovvia per molte aziende è la scansione dei documenti cartacei per produrre una versione digitale. Scoprite di più!
Immaginate di essere costretti a rovistare negli schedari alla ricerca di una vecchia cartella contenente un documento critico di cui avete bisogno per risolvere una richiesta del cliente.
Trovare tali informazioni in un documento cartaceo archiviato può essere un procedimento lungo, frustrante e lento. La scansione di vecchi documenti e la loro archiviazione in un database elettronico, d’altra parte, può rendere la gestione dei documenti più facile e più efficiente per la vostra azienda.
La risposta ovvia per molte aziende è la scansione dei documenti cartacei per produrre una versione digitale. Oggigiorno la scansione si basa su una tecnologia molto avanzata e fornisce molto più di una semplice scansione dei dati fisici. Infatti, un software intelligente, come l’OCR, può copiare testo o dati scritti a mano e renderli ricercabili e modificabili.
Inoltre, la scansione può essere usata per la fatturazione, l’elaborazione delle immagini, la collaborazione tra più utenti e l’etichettatura, rendendo il risultato finale affidabile. Noi di Crown Records Management, per esempio, abbiamo una percentuale di successo del 99,8%.
Ecco i cinque motivi principali per cui scansionare i documenti fisici:
1. MAGGIOR VELOCITA’ NEL RICERCARE I FILE E GESTIRE I DATI – E PER ESSERE CONFORMI AL GDPR/CCPA
Il GDPR e il CCPA danno ai cittadini dell’UE e degli Stati Uniti rispettivamente il diritto di chiedere che i loro dati personali siano modificati, cancellati e trasferiti. Come farete a raggiungere questo obiettivo se i dati sono su carta in scatole e non ricercabili? La scansione rende più veloce la ricerca dei file e più facile la gestione dei dati.
2. RISPARMIO DI SPAZIO E DENARO
Usare gli immobili dell’ufficio per conservare i documenti aziendali è costoso. La scansione dei documenti libera lo spazio dell’ufficio che può essere utilizzato per generare più entrate per le aziende. Migliaia di file possono essere memorizzati su un singolo server piuttosto che occupare spazio in ingombranti schedari.
3. MIGLIORA LA SICUREZZA DEI DATI E AIUTA LA CONFORMITÀ AI CONTROLLI
Proteggere le informazioni cartacee è difficile, nel migliore dei casi. Al contrario i documenti scansionati possono essere criptati, protetti da password e archiviati in modo sicuro nel cloud. È possible, inoltre, assegnare livelli di accesso a utenti specifici e tracciare tutte le attività dei file.
La conformità è una realtà per la maggior parte delle aziende. La scansione dei documenti rende più facile per l’ azienda adempiere agli obblighi legali e normativi. I file digitali possono essere organizzati, indicizzati e prodotti rapidamente per soddisfare le richieste anche del revisore più severo.
4. INCORAGGIA UN MIGLIORE SERVIZIO CLIENTI
Se avete clienti in più di una regione, è difficile fornire un servizio clienti efficiente. Invece di dover stampare e spedire bollette, fatture, estratti conto e altri documenti, la scansione permette di condividere informazioni importanti coi vostri clienti molto più velocemente.
5. RIDUCE IL DISORDINE DELLA CARTA E AIUTA L’AMBIENTE
Il disordine uccide la produttività!
La scansione dei documenti, oltre a permettere una facile ricerca, condivisione ed organizzazione delle informazioni, può avere impatti benefici anche sull’ambiente. Secondo il Paperless Project, l’impiegato medio usa 10.000 fogli di carta ogni anno. Significa abbattere un numero imponente di alberi, causando deforestazione!
Inoltre, i documenti cartacei sono particolarmente soggetti a rischi di incendi, inondazioni e disastri naturali.
La scansione dei documenti offre un migliore disaster recovery per il tuo business.
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