In un recente incontro con Francisco Schenone, Cluster Manager, gli abbiamo chiesto della digitalizzazione e di come sta procedendo in Italia.
Durante la pandemia da COVID-19, Crown si è dimostrata sempre più attenta e sensibile nel rispondere alle esigenze dei clienti in termini di gestione, condivisione, digitalizzazione e archiviazione virtuale dei documenti.
A seguito dell’aumento della distruzione dei documenti e della necessità delle organizzazioni di accedere facilmente alle informazioni su scala globale, abbiamo esaminato come possiamo supportare queste esigenze, garantendo al contempo la protezione dei dati e la tempestività della risposta.
Abbiamo individuato 5 nuove tendenze fondamentali che le aziende italiane si trovano a dover gestire sempre più spesso.
In Italia, che cosa significa rendere la vita più semplice ai clienti?
Aiutare i clienti a condividere le informazioni, sia in formato digitale che fisico, ma anche:
- Gestione integrata delle informazioni, rese disponibili in formato grafico e facilmente accessibili a più utenti
- La possibilità di utilizzarle rapidamente e istantaneamente, riducendo i tempi e i costi della risposta alle esigenze dei colleghi e degli uffici con cui si interagisce
- Ridurre la duplicazione dei documenti che sono utilizzati a livello quotidiano dalle varie divisioni, affidandosi a cartelle condivise su cloud e portali aziendali
Crown presta molta attenzione alle esigenze dei clienti, supportandoli con procedure consolidate nel campo della digitalizzazione e dell’archiviazione virtuale.
Aiutiamo le aziende a sviluppare politiche locali e a individuare chi è responsabile delle informazioni e della loro gestione.
Qual è l’atteggiamento locale verso i dati fisici? Come avete semplificato la vita alle imprese durante la pandemia?
Crown è sempre presente per i clienti, aiutandoli in ogni momento a identificare le loro esigenze e gli strumenti migliori per soddisfarle.
Questo ci ha portato a notare che in Italia il ricorso ai documenti fisici è un’abitudine ancora molto radicata.
Nella nostra Regione, sia le organizzazioni, sia gli individui hanno ancora l’impressione di avere un maggiore controllo e fruibilità delle informazioni con i documenti fisici.
Nella nostra cultura siamo ancora molto attaccati all’idea che la carta permetta di gestire e monitorare più facilmente le informazioni, e ciò è vero soprattutto per le vecchie generazioni.
Va poi sottolineato come, a causa di un’età pensionabile spostata sempre più avanti, siamo ancora legati a metodi lavorativi che si scontrano con visioni più moderne e attuali.
Tuttavia, iniziamo ad assistere a un cambiamento da parte delle organizzazioni multinazionali o dei grandi gruppi aziendali, che pongono un’enfasi crescente sulla necessità di digitalizzare i dati per facilitarne la condivisione con i colleghi e gli altri uffici (Risorse Umane, Contabilità, Marketing e non solo).
Questo vale soprattutto per gli uffici articolati in diverse aree geografiche o in molteplici edifici.
Diventa così sempre più difficile condividere un documento fisico.
La pandemia ha contribuito a promuovere il cambiamento di mentalità, nel momento in cui molti lavoravano da casa e più luoghi richiedevano l’accesso alle informazioni.
Prevediamo che nei prossimi 2-3 anni l’Italia accelererà notevolmente la gestione digitale delle informazioni e vedrà diminuire lentamente i documenti cartacei.
La compliance è un problema in Italia?
Sì, assolutamente.
La nostra visione culturale ci porta a porre molta più enfasi sulla sostanza che sulla forma, spesso in contrasto con la visione globale e i dettami della società madre.
In alcuni casi si potrebbe perfino parlare di una certa gelosia nei confronti delle informazioni, o di una tendenza a privilegiare le proprie esigenze lavorative che spesso non sono compatibili con un mondo del lavoro sempre più globalizzato.
Da molti anni Crown è in prima linea nell’accompagnare i clienti verso il necessario cambiamento di mentalità, reso ormai indispensabile dalla presenza di gruppi di lavoro formati da colleghi in diversi Paesi o grazie a:
- La nomina di manager internazionali a capo di dipartimenti o aziende, che condividono esperienze acquisite in altri Paesi
- Forte sviluppo tecnologico nel campo della digitalizzazione e della condivisione istantanea delle informazioni – un ambito in cui Crown è leader
- Maggiore attenzione agli aspetti economici che ogni azienda o dipartimento deve presentare agli azionisti
- Una maggiore propensione e attenzione a temi centrali come la “green economy” e la sostenibilità ambientale
In che modo le organizzazioni stanno effettuando il passaggio dalla gestione fisica delle informazioni a quella digitale?
Negli ultimi anni, e soprattutto durante la pandemia, è aumentato l’interesse verso la gestione digitale dei dati, anche grazie a una maggiore propensione culturale.
Hanno contribuito anche:
- I rapidi sviluppi tecnologici e la maggiore disponibilità di strumenti, che gli utenti utilizzano ormai con grande dimestichezza
- Una maggiore abitudine a lavorare all’interno di multinazionali o gruppi aziendali
- Una maggiore sensibilità verso la sostenibilità
- Una maggiore organizzazione da parte di chi si occupa della gestione dei documenti cartacei e digitali, che mettono a punto processi e strumenti sempre più in linea con le esigenze quotidiane
Crown lavora a stretto contatto con i clienti per capire meglio le loro esigenze, garantendo soluzioni innovative e complete che consentano di stare al passo con una gestione delle informazioni sempre più globale.
Ecco alcuni esempi di come sosteniamo le organizzazioni in Italia:
Avande SRL
Crown Italia ha assistito in diverse fasi dell’acquisizione documentale di una nuova società, occupandosi della gestione di un progetto di archiviazione dei documenti e di digitalizzazione dell’archivio storico.
Abbiamo lavorato in collaborazione con il loro dipartimento IT per archiviare e organizzare i documenti direttamente sul loro portale aziendale.
Crown Italia sta gestendo la digitalizzazione di 800.000 documenti per gli uffici Legale, Risorse Umane, Contabilità e Facility Management.
Stiamo inoltre gestendo un progetto di archiviazione di 300.000 documenti, inscatolati e catalogati direttamente presso la sede centrale di Crown a Milano, oltre allo smaltimento finale di circa 600.000 documenti di livello di sicurezza DIN 5.
Il progetto ha apportato vantaggi anche al sistema delle nuove informazioni, consentendo di gestirle più facilmente in modo sicuro e conforme alle normative.
Gruppo Ersel Spa
Abbiamo lavorato con una prestigiosa azienda che opera nel settore bancario e della gestione patrimoniale, con un alto profilo economico. Il cliente voleva affidare la gestione della documentazione confidenziale ad un archivio di deposito, con il massimo livello di sicurezza.
Li abbiamo supportati nella gestione dell’archiviazione di 1.400 raccoglitori, trasferendoli dalla sede del nostro cliente a Milano al deposito Crown. L’inscatolamento e la catalogazione sono stati eseguiti sotto la diretta supervisione del manager del gruppo Ersel responsabile del progetto, con cui il nostro team ha lavorato in stretta collaborazione. Lo smaltimento finale che è stato richiesto prevede un livello di sicurezza DIN 5.
Ora abbiamo un accordo di 5 anni con rinnovi automatici a partire dal sesto anno, valido anche per altre società del Gruppo.
La semplicità del nostro processo ha fatto sì che il manager del gruppo Ersel potesse accedere e partecipare attivamente a tutte le fasi di questo progetto nella massima sicurezza.
Tag Heuer
Abbiamo gestito l’archivio aziendale di Tag Heuer e parte del gruppo LVMH. Si trattava di un totale di 300 scatole e 800 raccoglitori appartenenti ai dipartimenti di produzione/logistica, contabilità e risorse umane. Il documenti sono stati inscatolati e catalogati direttamente nella sede centrale di Crown.
La gestione del servizio di consulenza on-demand è stata effettuata presso la sede del cliente a Milano.
Quest’articolo stato scritto da Sara Mazzocchi ed Emanuele Cappelletti 
