企業の利益に直接関わる情報が記録されている「機密文書」。そんな重要な文書の廃棄は、不要になった書類だからといって、ただ処分を行えば良いというものではありません。コンプライアンスや情報漏洩の観点からも慎重におこなう必要があるのです。
仮に、廃棄の過程で機密情報の漏洩が起きた場合、企業の存続を左右するほどのリスクが発生する可能性もあるでしょう。
クラウン（Crown Records Management Japan）では、機密文書の保管・管理だけではなく、コンプライアンスや情報セキュリティに遵守した方法で廃棄を行うサービスも提供しています。
今回は、クラウンの機密文書廃棄サービスについて紹介していきます。
機密文書は廃棄にも注意が必要
企業では、紙書類や電子データで重要な文書（機密文書）が保管されています。
機密文書は、適切でかつ安全に廃棄することが求められます。なぜなら、企業の利益に直接影響を及ぼす情報（知的財産になり得る情報）や、顧客の個人情報などが含まれており、取り扱いには十分な注意を必要なケースが多いためです。
一般的な書類と同様の処分を行い、企業にとって経営を左右するような秘匿性の高い情報が漏洩した場合、莫大な損害につながりかねません。
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クラウンの機密文書廃棄サービスとは
クラウンは、世界40カ国以上にオフィスを構え、文書保管や管理、文書廃棄に関するサービスを提供し続けてきました。機密文書の保管・廃棄に関しても、長年の経験とノウハウを蓄積しています。
機密文書の廃棄には、情報セキュリティや廃棄に関するコンプライアンスへの知識が重要です。デジタル化が急速に進む中で、電子データの管理の重要性が提唱され、文書の取り扱いに関する法整備がおこなわれています。
法律を遵守しながら、機密文書の安全な廃棄を企業内だけで完結するには、多大な労力と手間、そしてコストが必要となります。自社での解決が難しい部分もあることでしょう。
クラウンの機密文書廃棄サービスでは、保管から廃棄に至るまで、高いセキュリティの環境下で実施します。
こんな企業におすすめ
クラウンはこれまで、さまざまな業界・業態のクライアントの機密文書を守りつつ、安全な廃棄を実現してきました。
特に、社内で下記のような課題を抱える企業のサポートを得意としています。
- 大量の機密文書を社内で保管している
- 情報セキュリティに関する知識を保有していない
- 人手（リソース）が足りない
どんな状況でも、機密文書の廃棄については適切な対処を必要とします。機密文書廃棄サービスを利用すれば、一から社内で準備をするよりも、時間やコストを削減できる場合もあるでしょう。
企業にとって何より大切なのは、重要情報が含まれる機密文書を安全に廃棄することです。世界各国で長年の経験とノウハウを蓄積しているクラウンだからこそ、セキュリティ面の問題解決が可能となります。
クラウンの機密文書廃棄サービスの特徴
クラウンが提供している機密文書廃棄サービスには、大きく4つの特徴があります。
廃棄する機密文書の重要度を明確にする
ただやみくもに廃棄を行えばいいというものではありません。文書の種類によって秘匿性や、取り扱いの重要度が異なるでしょう。
処分を必要とするものには、従来から扱われる紙製の書類、電子文書をはじめとするデータを保管する媒体（ハードディスクやUSBなど）などがあります。そのため、廃棄する種類に応じて、適切な廃棄をおこなわなければなりません。
クラウンでは、これまで培った経験をもとに、各媒体を安全な廃棄をサポート可能です。
高いセキュリティ下で管理・廃棄
クラウンは、高いセキュリティの環境下で機密文書の管理を実施しています。
24時間監視体制の環境を整えた専用施設を保有しており、情報漏洩への対策だけではなく、「防火性」「耐湿性」「煙探知機」も完備。
クライアントの大切な資産でもある文書を正確に保管し、そして、安全な廃棄処分までを一貫して対処することが可能です。
長年のノウハウを活用して的確に廃棄
クラウンは、1965年に創業。世界40カ所以上に拠点を構え、54カ国で数多くのクライアントの機密文書の保管サービスを提供してきました。
管理だけではなく、不要になった書類の適切な廃棄・処分に至るまで、文書管理を一括してサポートしてきた実績があります。経験とノウハウを活かし、安心で安全のサービスを提供可能です。
廃棄証明書を正確に発行
クラウンの機密文書廃棄サービスは、廃棄される書類がどこに所在しているのかなどの情報までをクライアントへ明示します。
重要書類を外部へ委託するため、書類の在処を明確にしておくことはとても重要です。クラウンでは、専用の施設に到着した際や廃棄した後に、クライアントに対して「廃棄証明書」を発行。
正確に処分がされたか否かを追跡できるため、安心して廃棄をお任せいただけます。
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クラウンの機密文書廃棄サービスでできること
クラウンでは、電子機器や電子データの廃棄処理、紙書類の廃棄処理のサービスを提供しています。それぞれのサービス内容について、詳しく紹介しましょう。
電子廃棄物およびIT資産の廃棄
電子データで機密文書の管理・保管を行っている場合、「廃棄に伴ってデータが流出してしまった」のように、会社に多大な損失をまねくリスクを秘めています。
使用時はもちろん、廃棄が無事に完了するまで、各種電子機器の取り扱いに気を付けなければなりません。法を順守し、コンプライアンスやリスクに配慮して電子廃棄物を処分するには、専門家の知識と、専門の設備が必要です。
クラウンでは、クライアントの大切なデータを守りつつ、コンプライアンスに遵守した廃棄処分を可能にします。主に専用機械を用いた産業レベルの破砕や粉砕など、処分に有効な一連のサービスを提供。
ケースによっては、消磁装置で保存データを完全に動作不能にしてから、メディアを破壊することもあります。
紙文書の廃棄
デジタル化が進み、機密文書の保管・管理に電子データを導入する企業が増えてきました。ですが紙書類での管理を必要とする文書も多く存在します。
クラウンの機密文書廃棄サービスは、紙書類に関しても、コンプライアンスを重視した安全な処分を可能にします。
紙書類の廃棄における懸念は、所在不明、紛失や流出と、それらにともなう様々なセキュリティリスクです。クラウンでは、機密文書の回収ボックスの設置・回収スケジュールの設定をおこないます。確実に書類紛失防止策を実施しつつ、クライアントへの負担を極力減らした廃棄サービスを提供可能です。
まとめ
文書を廃棄する際、もっとも気をつけなければならないのは、情報の漏洩です。しかし、自社内で対処することに限界があるのも事実でしょう。
機密文書の保管・廃棄サービスを長年提供してきたクラウンでは、世界基準を満たした対応が可能です。
安全でかつ正確な廃棄処分を求められている企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
