Skip to content

Menu Chính

Chọn khu vực và ngôn ngữ
Close

Scan & Chụp Kỹ thuật số

Trang chủ > Dịch vụ > Quản lý dữ liệu số > Scan & Chụp Kỹ thuật số

GIẢI PHÁP SỐ HÓA – CHUYỂN ĐỔI THÔNG MINH

Số hóa tài liệu, thông tin in trên giấy và chữ viết tay giúp lập chỉ mục và tìm kiếm hồ sơ dữ liệu một cách dễ dàng.

Với dịch vụ scan, hồ sơ của khách hàng sẽ được chuyển đổi dễ dàng thành những phiên bản số chỉ trong tích tắc. Không những thế, công nghệ số hóa còn giúp chúng ta tiếp cận thêm một bước tiến đầy đột phá.

Giải pháp này giúp khách hàng an tâm lưu trữ đúng cách và chia sẻ hiệu quả ngay cả với các hồ sơ ghi chú bằng chữ viết tay.

NHỮNG LỢI ÍCH KHI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT SỐ VÀO DOANH NGHIỆP

Với dịch vụ Scan & Chụp Kỹ thuật số của Crown, khách hàng sẽ nhận được:

  1. Tính hiệu quả: Việc truy xuất các hồ sơ kỹ thuật số giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế lỗi ở mức thấp nhất. Dễ dàng truy cập vào các tài liệu kỹ thuật số từ mọi nơi, do đó giúp nhân viên tập trung hiệu quả vào những nhiệm vụ quan trọng thay vì chỉ tập trung vào công tác quản lý kho lưu trữ vật lý buồn tẻ.
  2. Tính linh hoạt: Thông qua dữ liệu kỹ thuật số, doanh nghiệp có thể khám phá thêm nhiều cơ hội kinh doanh từ nền tảng tri thức sâu sắc và đáng tin cậy này, từ đó giúp nắm bắt và phát triển đột phá so với đối thủ cạnh tranh.
  3. Sự an toàn: Giải pháp scan tài liệu giúp xây dựng kho lưu trữ dữ liệu an toàn, ngăn chặn hiệu quả rủi ro mất mát thông tin quan trọng, trộm cắp và hư hại do các nhân tố môi trường.
  4. Sự bảo toàn: thuận tiện hơn cho mục đích sao chép, bản scan hồ sơ sẽ tạo thành một phiên bản chính, từ đó có thể sao chép thành nhiều bản sao với số lượng bất kỳ, ngay cả ở định dạng điện tử và in ấn.
  5. Khả năng Truyền thông: dễ dàng chia sẻ thông tin số hóa từ các bản scan ở định dạng tiêu chuẩn, và có thể gửi ngay lập tức cho cả khách hàng và nhân viên khi cần thiết.
  6. Dễ tìm kiếm: Những cải tiến về mức độ chính xác của phần mềm để gia tăng khả năng nhận diện nội dung văn bản, chữ viết tay và các trường dữ liệu đã thay đổi hoàn toàn công tác quản lý hồ sơ; mở ra khả năng tiếp cận thông tin mà trước đây hoàn toàn không thể.

CÁC LOẠI HÌNH DỊCH VỤ SCAN DO CROWN CUNG CẤP

Crown Records Management (Dịch vụ Quản lý Hồ sơ Crown) hiểu rằng mỗi doanh nghiệp là một thực thể duy nhất, đó là lý do vì sao chúng tôi cung cấp dịch vụ scan với khả năng tương thích cao nhất nhằm đáp ứng toàn diện nhu cầu của khách hàng tại Vietnam.

Chuyên môn của chúng tôi:

  • Scan khối lượng lớn
  • Scan OCR và ICR
  • Scan khổ lớn, phù hợp mọi kích thước tài liệu thậm chí cả A0

Mục tiêu của chúng tôi là đảm bảo quá trình chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử diễn ra an toàn và suôn sẻ, cũng như xây dựng thành công nền tảng quản lý tài liệu kỹ thuật số cho các tổ chức, doanh nghiệp toàn cẩu.

 


QUY TRÌNH DỊCH VỤ SCAN HỒ SƠ CỦA CHÚNG TÔI

 

Tại Crown Records Management Vit Nam, quy trình scan hồ sơ gồm 8 bước điển hình sau:

  1. Xem xét về yêu cầu hồ sơ – Kiểm tra tình trạng tài liệu giấy và xác định phương thức nhập liệu phù hợp.
  2. Scan – Chuyển tài liệu giấy như biểu các mẫu và thư từ giấy của khách hàng thành định dạng hình ảnh kỹ thuật số.
  3. Nhận dạng Ký tự (OCR/ICR) – Sử dụng công nghệ OCR & ICR để nhận dạng các ký tự trên tài liệu giấy và chuyển đổi dữ liệu đầu ra của máy scan thành văn bản lưu trữ kỹ thuật số.
  4. Trích xuất Dữ liệu – Truy xuất các thông tin liên quan từ đầu ra.
  5. Diễn giải – Thông tin kỹ thuật số sẽ được phân loại và lập chỉ mục một cách hiệu quả.
  6. Xử lý Ngoại lệ – Phát hiện lỗi và đánh giá các tình huống hiếm gặp, đồng thời cung cấp các phương pháp thay thế để xử lý phù hợp.
  7. Đảm bảo Chất lượng – Kiểm tra độ chính xác của dữ liệu được trích xuất và phân loại.
  8. Sử dụng Dữ liệu – Tích hợp dữ liệu vào các danh mục liên quan, tự động hóa quy trình làm việc nội bộ hoặc lưu trữ an toàn.

 


THU THẬP, TẬP HỢP VÀ CHUYỂN ĐỔI

Tính linh hoạt đóng vai trò rất quan trọng trong môi trường kỹ thuật số.

Chúng tôi xây dựng nhiều giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp nhằm bảo đảm quy trình làm việc hiệu quả và tuân thủ ở mức cao nhất.

Giải pháp chụp kỹ thuật số tạo ra nhiều định dạng phù hợp với nhu cầu của khách hàng và phân phối ở nhiều tùy chọn đa dạng, từ các đơn vị lưu trữ di động cho đến SFTP hoặc thậm chí có thể được lưu trữ trên nền tảng web.

Nhận dạng ký tự kỹ thuật số (OCR và ICR) cho phép xử lý một cách nhanh chóng.

Chúng tôi ứng dụng công nghệ machine learning (học máy) để xác định các loại hồ sơ và nhận dạng hình ảnh nhằm điều hướng dữ liệu đến các vị trí chính xác trong hệ thống cũng như đến đúng các cá nhân chủ chốt cho mục đích xử lý chuyên sâu.

NHỮNG CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Quy trình scan tài liệu hoạt động như thế nào trong công tác quản lý nội dung?

Scan tài liệu là một phần quan trọng trong công tác quản lý nội dung. Quy trình này liên quan đến việc sử dụng máy scan để chuyển đổi tài liệu giấy thành các tập tin kỹ thuật số, sau đó tài liệu scan sẽ được sắp xếp và lưu trữ trong một hệ thống tập tin kỹ thuật số. Hệ thống này giúp đơn giản hóa quy trình và người dùng có thể dễ dàng điều hướng để truy cập vào các tài liệu này. Đây là giai đoạn quan trọng của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số trong việc lưu trữ tài liệu của tổ chức.

Giải pháp scan tài liệu có thể điều chỉnh theo nhu cầu của từng doanh nghiệp không?

Công ty của chúng tôi nên tiến hành scan tài liệu bao lâu một lần?

Scan tài liệu giúp nâng cao khả năng quản lý nội dung như thế nào?

Nội dung có an toàn khi được scan và lưu trữ ở định dạng kỹ thuật số không?

Nếu tôi có quá nhiều tài liệu cần scan thì sao?

Tôi phải liên hệ với ai nếu tôi muốn scan tài liệu hoặc để tìm hiểu thêm về các dịch vụ scan của quý công ty?

Tôi có còn cần tài liệu giấy sau khi scan không?

Dịch vụ scan tài liệu mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của tôi?

Quy trình scan chưa bao giờ dễ dàng đến thế, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn về nhu cầu scan tài liệu của quý khách. Vui lòng quét mã QR này hoặc điền vào biểu mẫu tại đây để được hỗ trợ ngay hôm nay!

 

Speech Icon

Tư vấn bởi chuyên gia

Liên hệ với chúng tôi

Bạn cần hiểu cách một dịch vụ có thể giúp bạn hoặc chỉ đơn giản là nhận báo giá dựa trên các yêu cầu cụ thể của bạn? Liên hệ với một trong những chuyên gia của chúng tôi ngay hôm nay.