書類管理と文書管理の違いは？書類を電子化するメリットとデメリットも解説

2月 27, 2023

書類管理と文書管理の違いは、管理する人や範囲です。書類管理は個人でおこないますが、文書管理は組織レベルでおこないます。また、文書管理の範囲には電子データも含みます。

特に近年は書類の電子化が進みつつあります。内容によっては電子化せず、紙で保管すべきものもあり、状況にあわせて書類保管システムを設計しなければなりません。そのためには書類電子化のメリットとデメリットも把握する必要があります。

この記事では書類管理と文書管理の違い、書類を電子化し管理するメリットとデメリットについて解説しています。電子化にあたって把握すべき法律や電子化の方法についてもふれているので参考にしてください。

書類管理と文書管理の違いは、管理する人や範囲です。

書類管理	個人の範囲でおこなう
文書管理	組織レベルでおこなう

なお一般に「書類」と言えば文字や絵が書かれた紙媒体をさします。「文書」はさらに紙以外の媒体も含み、電子データ等も含まれます。そのため「文書管理」の対象にも、紙媒体の書類と電子データが含まれるのです。

書類を電子化し管理するメリットは4つです。

書類を電子化できれば管理や印刷にかかるコストを減らせます。
紙の書類は用紙やインク、プリンターに始まり保管する場所やキャビネット費も必要です。

キャビネットが不要になれば、空いたスペースをより有効に活用できます。金銭以外のコストも削減できるのが書類の電子化です。

電子化した書類は情報漏えいのリスクを低減できます。

例えば、紙の書類は紛失したり誤って廃棄したりなどのリスクがつきまといます。企業や公的機関が重要な書類を紛失（誤廃棄）したというニュースは毎年のように報道されており、首をかしげたこともあるはずです。

電子化した書類にも情報漏えいのリスクはありますが、閲覧できる人を制限したり定期的にバックアップを取ったりすれば安全に管理できます。

デジタルで書類を管理できれば高い品質を保てますが、紙の書類は時間の経過とともに劣化します。紙の経年劣化で考えられるのは、破損と汚損です。

例えばインクがかすれたり変色したりすると、文字が読み取れなくなります。また、紙そのものが劣化して重要な部分が破れてしまうことも考えられます。

書類を電子化し管理するデメリットは4つです。

従来の管理とは異なるやり方を導入するため、業務フローの見直しが求められます。これまでのやり方に親しんでいた社員なら、心理的な抵抗を覚えるはずです。

また、新しい管理の仕方に慣れるまでに時間がかかるため、一時的に担当者の業務が増えることも考えられます。

ですから、導入にあたって現場の混乱と反発が起こることを想定しておくべきです。そのためにも、事前に情報の共有や研修会などをおこなってください。

書類のなかには、契約や法律にしたがって紙で保管すべきものがあります。ですから、すべての書類を電子化できるわけではないことを覚えておいてください。

紙で保管すべき書類を業務のメインとして扱っている場合、無理に電子化を進める必要はありません。

電子化にあたってシステムの導入費が必要です。ツールの種類や会社の規模によってかかる費用は異なります。安ければよいというものではありません。

重視すべきはシステムを導入することによって得られるパフォーマンスです。目的と手段を見誤らないよう、冷静に判断してください。

システムや通信、端末のエラーや故障によって書類が閲覧できなくなるリスクがあります。また、作成した書類のデータが消えたり一部が欠落したりすることも考えられます。

こうした事態に備えて、バックアップ方法やデータの復旧についても考慮すべきです。

書類を電子化するとき、把握しておくべき法律が2つあります。

e-文書法とは、紙の書類での保管が義務づけられていたものを電子データで保存できるようにする法律です。対象書類から主要なものを以下に挙げました。

また、e-文書法では4つの要件にしたがってデータを保存することが定められています。

要件	内容
見読性	パソコンやタブレットなどでしっかり文字を読み取れること
完全性	データが意図的に改ざんまたは消去されることを防ぐそのために消去や変更の事実を確認できること
機密性	データへの許可なきアクセスを制限する権限のある者のみがアクセスできること
検索性	必要なデータをすぐに検索して取り出せること