書類管理と文書管理の違いは、管理する人や範囲です。書類管理は個人でおこないますが、文書管理は組織レベルでおこないます。また、文書管理の範囲には電子データも含みます。
特に近年は書類の電子化が進みつつあります。内容によっては電子化せず、紙で保管すべきものもあり、状況にあわせて書類保管システムを設計しなければなりません。そのためには書類電子化のメリットとデメリットも把握する必要があります。
この記事では書類管理と文書管理の違い、書類を電子化し管理するメリットとデメリットについて解説しています。電子化にあたって把握すべき法律や電子化の方法についてもふれているので参考にしてください。
書類管理と文書管理の違いとは
書類管理と文書管理の違いは、管理する人や範囲です。
書類管理 | 個人の範囲でおこなう |
文書管理 | 組織レベルでおこなう |
なお一般に「書類」と言えば文字や絵が書かれた紙媒体をさします。「文書」はさらに紙以外の媒体も含み、電子データ等も含まれます。そのため「文書管理」の対象にも、紙媒体の書類と電子データが含まれるのです。
書類管理を電子化するメリット
書類を電子化し管理するメリットは4つです。
- 保管や紙のコスト削減
- 検索性能の向上
- 情報漏えいを防ぐ
- 経年劣化を防ぐ
保管や紙のコスト削減
書類を電子化できれば管理や印刷にかかるコストを減らせます。
紙の書類は用紙やインク、プリンターに始まり保管する場所やキャビネット費も必要です。
キャビネットが不要になれば、空いたスペースをより有効に活用できます。金銭以外のコストも削減できるのが書類の電子化です。
情報漏えいを防ぐ
電子化した書類は情報漏えいのリスクを低減できます。
例えば、紙の書類は紛失したり誤って廃棄したりなどのリスクがつきまといます。企業や公的機関が重要な書類を紛失(誤廃棄)したというニュースは毎年のように報道されており、首をかしげたこともあるはずです。
電子化した書類にも情報漏えいのリスクはありますが、閲覧できる人を制限したり定期的にバックアップを取ったりすれば安全に管理できます。
経年劣化を防ぐ
デジタルで書類を管理できれば高い品質を保てますが、紙の書類は時間の経過とともに劣化します。紙の経年劣化で考えられるのは、破損と汚損です。
例えばインクがかすれたり変色したりすると、文字が読み取れなくなります。また、紙そのものが劣化して重要な部分が破れてしまうことも考えられます。
書類管理を電子化するデメリット
書類を電子化し管理するデメリットは4つです。
- 業務フローの見直しが必要になる
- 紙で保管すべき書類もある
- 電子システムの導入費用がかかる
- システム障害によって閲覧できなくなるリスクがある
業務フローの見直しが必要になる
従来の管理とは異なるやり方を導入するため、業務フローの見直しが求められます。これまでのやり方に親しんでいた社員なら、心理的な抵抗を覚えるはずです。
また、新しい管理の仕方に慣れるまでに時間がかかるため、一時的に担当者の業務が増えることも考えられます。
ですから、導入にあたって現場の混乱と反発が起こることを想定しておくべきです。そのためにも、事前に情報の共有や研修会などをおこなってください。
紙で保管すべき書類もある
書類のなかには、契約や法律にしたがって紙で保管すべきものがあります。ですから、すべての書類を電子化できるわけではないことを覚えておいてください。
紙で保管すべき書類を業務のメインとして扱っている場合、無理に電子化を進める必要はありません。
電子システムの導入費用がかかる
電子化にあたってシステムの導入費が必要です。ツールの種類や会社の規模によってかかる費用は異なります。安ければよいというものではありません。
重視すべきはシステムを導入することによって得られるパフォーマンスです。目的と手段を見誤らないよう、冷静に判断してください。
システム障害によって閲覧できなくなるリスクがある
システムや通信、端末のエラーや故障によって書類が閲覧できなくなるリスクがあります。また、作成した書類のデータが消えたり一部が欠落したりすることも考えられます。
こうした事態に備えて、バックアップ方法やデータの復旧についても考慮すべきです。
書類の電子化にあたって把握すべき法律は2つある
書類を電子化するとき、把握しておくべき法律が2つあります。
- e-文書法
- 電子帳簿保存法
e-文書法
e-文書法とは、紙の書類での保管が義務づけられていたものを電子データで保存できるようにする法律です。対象書類から主要なものを以下に挙げました。
- 契約書
- 納品書
- 見積書
- 領収書
- 会計帳簿
- 議事録(株主総会や取締役会議)
また、e-文書法では4つの要件にしたがってデータを保存することが定められています。
要件 | 内容 |
見読性 | パソコンやタブレットなどでしっかり文字を読み取れること |
完全性 | データが意図的に改ざんまたは消去されることを防ぐ
そのために消去や変更の事実を確認できること |
機密性 | データへの許可なきアクセスを制限する
権限のある者のみがアクセスできること |
検索性 | 必要なデータをすぐに検索して取り出せること |
e-文書法の詳細については、経済産業省によるPDFを確認してください。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法とは、国税に関係する書類をデータで保管するときのための法律です。この法律に基づいて管理すべき書類を以下にまとめました。
- 契約書
- 請求書
- 見積書
- 注文書
電子帳簿保存法の要件は次の2つです。
要件 | 内容 |
真実性の確保 | 解像度200dpi以上であること
RGB256階調以上の解像度でカラー保存すること 担当者の電子証明があること |
可視性の確保 | 書類がカラーで確認できること
取引年月日や勘定科目など所要項目で検索できること |
電子帳簿保存法に関する詳細は、国税庁のページを確認してください。
参照:電子帳簿保存時の要件
書類を電子化するポイント
書類を電子化するポイントを4つご紹介します。これらを押さえることで、電子化時の手間を省けたり、長期的に管理しやすい文書を作りやすくなったりします。
- スキャニングを活用する
- OCR処理を活用する
- データベース化をおこなう
- 検索性能の向上をはかる
スキャニングを活用する
高解像度のスキャナーで書類を電子化します。さまざまなデータ形式に変換でき、書類が大量にある状態でも対応できます。
OCR処理を活用する
OCR処理とは光学的文字認識のことです。つまり、手書きや印刷された文字であってもデータ化できます。OCR処理ができればデータ入力の手間を省き、2重入力や誤字、脱字を防げます。
データベース化をおこなう
書類のデータベース化とは、契約日や取引先など検索するときの主要項目をわかりやすくまとめておくことです。書類をデータベース化すると、次のようなときに役立ちます。
- 特定の担当者がかかわった書類のみを検索する
- 特定の期間に取引した企業をリストアップする
- 特定の条件で契約を交わしたときの情報が欲しい
形式の異なる書類でもデータベースにまとめれば一括で検索でき、すぐに見つけられます。
検索性能の向上をはかる
電子化した書類は、過去のデータもすぐに探せます。保管している紙の書類はバインダーやファイルにまとめてありますが、過去のデータが必要なときに目的の書類を探すのは手間と時間が掛かります。
書類の電子化が求められるのは、業務効率およびタイムパフォーマンスの向上が見込まれるためです。検索性能が向上することで、この長所をさらに活かしやすくなります。
まとめ
書類管理と文書管理の違いは、前者は個人でおこない、後者は組織レベルでおこなうことです。書類を電子化し管理するメリットはコスト削減やセキュリティー性の向上などがあり、組織全体のパフォーマンスを高めます。
ですが、業務フローの見直しや紙で保管すべき書類もあるなど、デメリットがあるのも事実です。ですから、事前に情報を全体で共有し、社員が安心してシステムを使えるように配慮してください。
また、書類の電子化にあたってはe-文書法と電子帳簿保存法についても把握しておくべきです。
書類管理の電子化によって円滑な業務進行を実現するためには、社内の環境や業務内容の洗い出しから始めてください。