オフィスワークでは、必要なときに必要な資料がそろっているのが理想です。
日頃から書類を整理しておけば、「必要な資料がどこにあるか分からない……」と慌てることもなく、効率的に業務を進めやすくなります。うっかり紛失したり、誤って処分してしまったりなどの事態も予防でき、リスクマネジメントにもつながるでしょう。
この記事では、書類整理の基本的なやり方と、作業におけるポイントを解説します。
書類整理はなぜ必要？
そもそもなぜ書類整理が必要なのでしょうか。
その理由は、整理不足により発生するさまざまな問題にあります。以下は書類の管理体制が適切でないときに起きうる問題の例です。
- 必要なときに欲しい資料が見つけられない
- 重要書類の紛失・流出などの可能性がある
- 情報を共有しにくい
- 法律で定められた管理方法ができていない
これらの問題は、業務効率の低下や、機密情報の漏洩などにつながりかねないことから、早急な対策が推奨されます。
たとえば、必要なときに欲しい資料が見つけられない原因の多くは、膨大な書類が「必要」「不要」がつけられない状態で混在することにあります。不要なものが大量にあれば、当然必要なものが埋もれて見つけにくくなり、仕事に使う時間の大半を資料探しに費やすことになりかねません。
書類整理は、普段の業務をスムーズにこなし、トラブルを予防するのに必要な業務です。トラブルを避けるためにも、社内の書類は整理された状態をキープするのが理想です。
書類整理の基本的なやり方
書類整理の基本的なやり方を、ポイントをおさえながら解説します。企業や業務により細かい部分に違いがありますが、基本はほとんど変わりません。
必要書類のリストアップと選定
まずは業務に必要な資料を選定します。そのためには社内業務の棚卸しが必要です。社内組織別に業務をリストアップ・細分化しつつ、業務上必要な書類を選びましょう。
棚卸しの際は、できるだけ細かく業務を分類していくことがポイントです。大まかにまとめているだけだと、どこに何が必要なのかが分からなくなります。所在不明な書類がないよう、細かくリストアップしましょう。
業務分類表を作る
リストアップと選定が完了したら、社内機能を分類した業務分類表を作ります。
棚卸しをすると、社内機能や業務が分かるようになります。結果、自然と業務ごとに付随するプロセスと書類も判別できるようになるはずです。社内の機能を分類し、一覧表を作りましょう。
一覧表は、社内機能を大分類、各機能の業務を大分類の中にある中分類として記載します。中分類の業務ごとに必要なプロセスをまとめ、プロセスごとに必要な書類を分類してください。
業務分類表に必要な資料を記載しておくと、分類作業がスムーズにできるようになります。後の作業負担を減らすためにも、ここで丁寧に記載することが重要です。
書類管理ルールを作る
続いて書類管理ルールを作ります。業務分類表にもとづき、今後も残す書類と処分する書類の基準を決めましょう。
まずは不要になった書類を処分するときのルールを決めます。不要な資料は業務をとどこらせ、紛失トラブルを生み出す原因となるため、誰でも分かる明確な判断基準を決めましょう。
ただし業務上では不要に思える書類でも、法律で一定期間の保管が必要なものが存在する点には注意が必要です。個人情報が記載された書類をはじめ、法律で処分方法が決まっているものもあるため、適切な方法で処分できるよう、処分ルールを検討する必要があります。
管理・共有する書類にもルールが必要です。具体的には、以下の内容を決めておきましょう。
- 保管場所
- 書類の置き方
- 保管方法
- 書類や保管ファイルの表示方法
- 閲覧・持ち出しルール
- 定期的な整理のタイミング
なお、書類の中には業務上・法律上廃棄できないまたは一定期間保存しなくてはならないものがあります。担当者は、書類の種類が保管期間を把握したうえで、保存・破棄するためのルールも決めておいてください。
関連記事：会社で扱う書類の保管期間は？管理方法や処分方法を解説
必要書類を分類する
書類の判別とルール作りが終わったら、整理対象の書類を集めます。明らかに捨てる書類でも、一度集めておくのがポイントです。すべて集めたら、分類に応じて振り分けます。
分類中に捨てるべきか悩むような内容のものも出てくるでしょう。このようなものは「一時管理ボックス」に入れ、一定期間が来たら改めて分類するようにします。あまりにも一時管理ボックスに入れるものが多い場合は、分類が不十分な可能性もあるため、再度分類を考え直しましょう。
不要な書類を処分し、必要書類をファイリングする
分類が終わったら、不要な書類を処分し、必要書類を種類・業務段階別にファイリングしましょう。書類を処分する際は、先ほど決めた書類管理ルールに沿っておこないます。
同じ種類のものは同じファイルにまとめていきます。なお、段階で分ける際は、以下の分類に合わせると処理漏れ予防に役立ちます。
- 準備中
- 進行中
- 終了
どのファイルにも必ず名前やナンバーを付け、タックスインデックスなどを利用し、どこに何があるのかひと目でわかる状態にしておくとより分かりやすいです。また、処理したものは業務段階ごとに振り分け直すのを忘れないようにしましょう。
関連記事：機密文書廃棄を適切に行うには？廃棄方法の種類やポイントを解説
書類の入ったファイルを収納する
ファイリングが終わったら、ルールに従って収納します。
収納する場所により置き方の選択肢は異なりますが、縦置きで管理するのが基本となります。平置きだと名前やナンバーが分かりにくいからです。
収納する際は乱雑に入れるのではなく、時系列・ナンバー順・段階別にまとめておきましょう。一目でどこに何があるのかわかるようにするのも、書類収納のポイントです。
しばらくルールに沿って管理してみて、もし何か問題が起きたら、都度ルールの見直しをしてみましょう。長く続けるうちに、自社にあった整理方法が確立されるはずです。
書類整理を効率化するコツ
書類整理の手間を軽減し、効率化するコツを解説します。ときに整理では膨大な数の資料を扱うことも珍しくないため、ちょっとしたことで全体の効率を上げられる可能性があります。
電子化できる書類は電子化する
電子化しても問題ない書類は、電子化を検討しましょう。
そもそも多くの書類はパソコン上で作られます。さらに書類をスキャナーで読み取ることで、紙の資料を電子でも保管できるようになりました。電子は紙と違いかさばることもないうえに、検索システムなどを活用すれば一瞬で必要なものを確認できます。
中には必ず紙面で残さなくてはならない書類もありますが、それ以外はデータに変換しておくと管理しやすいです。普段の業務では電子化した書類を活用し、紙でも別途保管することで業務を効率化できる場合もあります。
保管・整理の手間や時間を軽減したいなら、積極的に活用しましょう。
書類を元に戻しやすい収納やルールを意識する
職場全体で、書類を元の場所に戻しやすい収納やルールを意識しましょう。
仕事で使う資料は、複数の担当者で共有して活用することもあります。共有する必要があるものは、使った後に戻しやすい仕組みを考えておきましょう。具体的には、以下のような仕組みが有効です。
- カテゴリや通し番号をつけて分類する
- 資料を閲覧・持ち出した履歴が残るシステムを導入する
カテゴリや通し番号は、書類だけでなく、書類を挟むファイル、ファイルを収納する保管場所にも振っておくとより使いやすくなります。
書類管理ルールを徹底する
書類管理ルールは、社内全体で共有し、徹底しましょう。
どんなにきれいに整理しても、その状態を維持できなければ意味がありません。最初に決めたルールは、管理者はもちろん社内全体で共有し、ルールを守った運用を心がけることが大切です。「ついうっかり」でルールを守らない人がいると、書類の紛失につながります。
管理ルールが守られているかの確認と、ルールの徹底を定期的におこなうことも、整理における重要な要素です。
まとめ
書類整理は、業務効率化やトラブルを防止するために欠かせない業務です。適切におこなうには、社内全体の業務と業務ごとに必要な資料を把握することも必要です。
実態に合わせた書類管理ルールを作り、社内へ共有することで、効率よい管理を実現しやすくなります。あわせて定期的に不要なものの判別や分類・ルールが守られているかの確認もおこなうようにしましょう。
